Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 1–2. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Bielinska, M.: A levéltáron kívüli selejtezés a fennálló rendelkezések fényénél / 101–110. o.
- 105 * nek tizedes rendszerű iratjegyzékeket* amelyek állandóságuknál fogva as azonos tételek állandó ismétlődését kikapcsolva és a hivatali szervezési változásoktél függetlenül érvényesülve« előnyben vannak a strukturális rendszerű iratjegyzékkel szemben*, Tekintettel arra f hogy az-országos jellegű iratjegyzék elkészítési munkálatainak jelenlegi szakaszán. ezt nem bossáthatjuk a hivatalok rendelkezésére* igyekezeteinket ás tapasztalatainkat segítség formájában kall továbbadnunk áz egyéni iratjegyzékek kidolgozásának előmozdítására* 4»viratjegyzékek elkészítésével kapcsolatos munkához mintát 9 segítséget nyújthat a Szovjetunióban kidolgozott és 1942• éta kötelező W A népbiztossá^ gok és egyéb intézmények* szervezetek és vállalatok tevékenysége folyamán keletkezett dokumentálta tipusanyagok felsorolása* az anyagok megőrzési határidejének feltüntetésével" elm alatt megjelent kimutatás* Ez a jegyzék 1§ a legfontosabb állami feladatokat felölelő csoportra osztva^ 803 olyan tipusiratot sorol fel*, amely valamennyi hivatal munkájában előfordulhat s minden egyes tétel mellett meghatározza a levéltári anyag megőrzésének határidejét* Az iratjegyzék alkalmazása esetén az irattár olyan anyagot kap* mely a megfelelő kategóriába van osztályozva* Az irattár vezetőjének az a dolga* hogy ezen jegyzékek alapján kiemelje« különválassza a B kategóriához tartozó azon iratokat* amelyeknek megőrzési ideje letelt* Széket az iratokat a kimutatás egyes tételei szerint választja külön* Csak a kiselejtezett iratok felülvizsgálatára hivatott bizottság - ez a bizottság a hivatal azon dolgozóiból áll« akik a legjobban tájékozottak a hivatal szervezeti felépítésében és a hivatal egyes ügyosztályainak tevékenységi területén - ellenőrizheti az iratok osztályozásának helyességét, azáltal*! hogy részletesen megvizsgálja a selejtezésre javasolt iratokat* $fyilv4nvaló* hogy ez a bizottság az iratokat azoknak a hivatal szempontjából vett gyakorlati értéke alapján vizsgálja* Az iratok végleges ellenőrzését egy szakvéleményező levéltáros végzi* aki az iratokat azoknak esetleges tudományos értéke szempontjából birálja el* Amennyiben a hivatal nem rendelkezik iratjegyzékkel* ugy az iratok első minősitése és kategorizálása az Irattár vezetőjére hárul* akinek elő kell készítenie az anyagot a bizottság számára* Természetes* hogy minél kevésbbé képzett az irattár vezetője• annál nagyobb az a veszély* hogy helytelenül értékeli az iratokat és helytelenül végzi a kategorizálást* IJyen esetben mind a bizottságnak* miaá a szakértőnek nagyon alaposan és behatóan kell megvizsgálnia és ellenőriznie a selejtezésre javasolt iratokat* Végül még másféle iratselejtezési módszereket is kell alkalmazni abban az esetben^ ha olyas, hivatal iratállagával van dolgianka amely hirtelen fejezte be működését* Brre főleg a hivatal felszámolásánál kerül sor* tekintettel arra* ho^r az efféle iratálla&ből történő iratkülönválasztás ssak abban az esetben történhetik meg^ ha az egész iratáilag rendezett állapotban van© a rendezőnek alaposan kell ismernie a felszámolt hivatal működésének jogi alapját* annak szervezeti struktúráját és azon kezelőirodai rendszert*, amelynek alapján az iratok vezetése és tárolása történt* A felszámolt hivatal iratainak selejtezését rendszerint a felszámoló hagyja jóvá s utána a szakvéleményező levéltárosnak van döntő szava* Nem szabad megfeledkeznünk arról* hogy a felszámolt hivatal selejtezésre bejelentett iratainak jóváhagyásánál a levéltárost is közvetlen felelősség terheli az iratok megőrzésére vonatkozó kötelező határidők betartásáért* A referátumot a levéltárosnak* mint szakvéleményezőnek szerepére vonatkozó fejtegetések zárták be* amely szerep a levéltárosra hárul a selejtezésre szánt iratok jegyzékének jóváhagyásánál*
