Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Stebelsky, A.–Tóth András: Az iratrendezés / 89–100. o.

példás kutfő=tétel száma

9 illetve alapszám/a Számos esetben találunk az iratokon egyéb számjeÍzeteket is

P ezek azonban"az iktatással nem függnek össze* csupán az irat hivatali útját mutatják s pl, azt Jelzik, hogy az expedíciós /postai feláll-/ könyviem milyen szám alatt futott ki az illető Irat az irattártól, Bzeken kivül vannak természetesen más jelzetek és ~feljegyzések is az iratokon mint fi. a referensre vagy ügyosztályra való kiszignálás* a határidőjelzés

9 vagy az irattári elhelyezésre szolé utasitás. A fentismertetett jelzetek közvetve^ de mégiskielégítően nyújtanak lehetőséget arra^ hogy a fondhoz való tartozás megállapithaté legyen. Ezt az ismertetett jelzetek összehasonlítása utlán érhetjük el, Bbben az esetben azonban ügyelnünk kell a jelzetek írásduktusára. tlán feli 5/ Az iratokban alkalmazott se

gé

dhivatali irodai ügyihatása szintén az azonosítást"- elősegítő ismerteti ratminták . 3el

9 az ug'y iratminták általában gyakran változtak; éjjfpen ezért ez csupán akkor megbízható ismertetőjel, ha tisztában vagyunk egy bizonyos korszak* vagy egy bizonyos intézmény segédhivatali iratmintáinak törtenetével,, Es az ismertetőjel általában a IIX-XX. századi iratok azonosításánál alkalmazható megbízható módon* " " A jelenkori segédhivatalokból származó iratok hovátartozandóságának megállapításánál elsősorban arra kell törekedni^ hogy az iratanyagban található fogalmazványok azonosítása történjék meg. Az eredeti tisztázott iratok ugyanis az ulkori iratanyag esetében az esetek túlnyomó többségében fejlécükben tüntetik fel az őket létrehozó irattermelő szervet, A fogalmazvány hovátartozandóságának megállapításánál is elsősorban a fejlécet kell tanulmányozni* ahol sok esetben rövidített formában szerepel az iratot létrehozó intézmény neve, /rövidités vagy sziglum forrnájábanA Hasonlóképpen figyelemmel kell kiserni az irat fogalmazójának^, illetve jóvanagy ójának kézaláirását /kézjegyet/ is

$ ami sok; esetben méghatározza az irat hovatartozását

0 Természetesen: itt is figyelni kell az irásduktusra*, . - - " " 5/ Abban az esetben

9 ha két vagy több egymással összekevert fond iratainak rendezéséről van sző« a hovátartozandáiág megállapítása rendszerint együtt jár az iratok szétválogatásával, A szétválogatás során ügyelni kell arra

9 hogy nem ösupán külön segédhivatallal rendelkező fondok szétválogatásáról lehet szó

9 hanem az is előfordulhat - hogy a levél tárosnak olyan fondok szétválogatását kell elvégeznie

9 akii egy bizonyos intézmény jogutódlás során vette át egy más intézmény iratanyagátc Ebben az esetben figyelemmel kell lenni arra* hogy a jogutódlás után a jogutód intézmény éles határvonalat huzott-e a jogelőd intézmény és saját iratanyaga közé

f avagy a jogutód intézmény segédhivatali működést szervesen ráepilt-e a jogelőd intézményére

0 Szt a kérdést általánosan megoldani nem lehet és.esetenkint külön kell el= bírálni. ~ " :~ • •*" ~r ~ ' ~ r~ A jogelőd segédhivatal iratainak a jogutód segédhivatal irataival váló összekapcsolása általában szoros szokott Itssí Sok est ríni n szerv iratkezelési"rendszera, foly gutód szerv téliesen ui iratkezelési rendszerre tér át .591-54- -"'H> I