Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Stebelsky, A.–Tóth András: Az iratrendezés / 89–100. o.

állami levéltárak birtokában levő összes fondok iratanyaga / a fentmáremiitett logikus következtetés szempontjainak megfelelően áttekinthető legyen, de ugyanekkor figyelemmel kell arra is lenni, hogy minden fondnak a gyüjtőfcorileg illetékes levéltárba kell kerülnie, A rendezést végző levéltárosoknak tehát nem csupán a fondon belüli rendezés alant ismertetendő szempontjait kell szem éi^tt tartania* hanem azokat a szempontokat is

9 amelyeket íentebb elmondoiiunk az * általános levéltári renddel kapcsolatban. Amikor a levéltáros az állami levéltári fond nagy egészének egy kis részié* tében* egy bizonyos fondban végez a fondon b®Iül rendezési munkálatot^ a részletmunka mellett az egészet is szem előtt kell tartania. •- " ' 3. • - v A levéltári iratrendezés egyes szakaszai a következőké 1/ Annak meghatározása^ hogy az Irat mely fondhoz tartozik^ /azonosítás/ 2/ az iratok szétválasztása fori&ek, iratsorozatdk szerint

9 3/ az iratok rendszerezése a fondon belüli 4/ aá iratok elhelyezése a fondnak megfelelő renáb*n

9 5/ az iratok-jelzexelése a fondnak megfelelő rendben. Iizel lezárul a szoros értelemben vett iratrendezés. Ezt követnie kell azonban v ha nem akarjuk

9 hogy a feltárás szempontjából felesleges munkát végezzünk - a rendezett fond leltározásának* A leltározás az iratrendezéstől elválaszthatatlan tevékenység és csupán a leltározás megtörtente után tekinthetjük az iratanyagot véglegesen rendezettnek. 7 • ~-"-' • - i lem minden esetben szükséges a fent vázolt munkaszakaszok külön-külön való elvégzése* Közülük egyesek sok esetben kapcsolatnak egymáshoz

% kölcsönösen kiegészítik egymást olyannyirag hogy egyidoben való elvégzésük logikus és természetes* "Pl. összekevert iratanyag esetében az l

c éú 2* . munkaszakasz/az iratok fondhoz való tartozásának megállapítása^ illetve szétválasztása/ természetesen elválaszthatatlan egymástól* Előfordul az is

? hogy a jogutód szerv segédhivatala nem választja el a saját működése során keletkezett iratanyagot a jogelőa szerv iratanyagától., Ebben az eset« ben az első és a második munkaszakasz feleslegessé válik* Ha viszont a rési irattári tervek megmaradtak és az iratokon a segédhivatal jelzetei jól kivehetőek^ akkor az iratokat egyiaejüleg lehet rendszerezni, illetve fondókon belül elhelyezni. •; A fent vázolt munkaszakaszok sorrendjében változatás azonban esak akkor következhet be

9 ha küls.ő körülmények /p;o. helyiséghiány/ az adott sorrend megtartását lehetet^ lenné teszik. Mindezek az eltérések azonban nem érintik azt az alapvető tényt

9 hogy a ífádezés a fent vázolt munkaszakaszokra oszlik. Az ezektől való eltérés csupán a rendezés alatt álló iratanyag objektív ismérvei következtében állhat elő* Ezen ismérvek között a legfontosabbak az iratoknak a fonákban való összekeveredésével*, illetve az eredeti segédhivatali irattári terv vagy egyéb segédhivatali utasitasok hiányával függhetnek össze* : -- 4. ••A rendezés első szakasza annak megállapítása

p hogy az rat mely fondhoz tartozik* tehát mely segédhivatal hozta ' 591=5^7-—"• rrr~T~-~ ^ 91 * D • —