Levéltári Híradó, 2. (1952)
Levéltári Híradó, 2. (1952) 4. szám - Tóth András: A levéltári nyilvántartás időszerű kérdései / 47–51. o.
c/ A központi nyilvántartás a II.évnegyedben kiértékeli a kísérlet eredményét s - amennyiben a kísérleti idő pozltiv eredménnyel jár - ennek alapján a LOS 1953. május 31-ig kiadja a nyilvántartási munkára vonatkozó általános utasítást. d/ a többi állami levéltárak az*év első felében adatgyűjtő munkát végeznek, azaz eddigi rendszerük szerint gyűjtik a nyilvántartási vonatkozású adatokat, de nem térnek rá az uj űrlapra. /Amennyiben e levéltárak közül valamelyik az első félév folyamán szükségesnek érzi, hogy a szervezett nyilvántartásba bekapcsolódjék, ennek természetesen nem lehet akadálya!/ e/ a kísérlet tapasztalatainak figyelembevételével nyilvántartási rendélet alapján előreláthatólag 1953,július 1-én minden állami levéltárban megindul a rendszeres nyilvántartási munka. A julius-augusatus hónap •. újból a tapasztalatgyűjtésé és cseréé. A központi nyilvántartás az általános kiértékelés eredményét 1953.szeptember közepéig közli az állami levéltárakkal. f/ a nyilvántartási munka terén nyert tapasztalatok alapján az erre kijelölendő három állami levéltárban a jövő év III.nőügyedének elején megindul a "B" nyilvántartás, melynek kiépítése a fenti módszer szerint megy végbe. ..— •—. A konferencián elhangzott referátum a javaslatok és a véghatározatok pontosan kijelölték azt az utat, melyen a levéltári nyilvántartási munkának a következő évben haladnia kell. Mind ez azonban még nem jelent megvalósulást, mivel még nem beszéltünk a helyszíni ellenőrzés és a tanácsadás kérdéséről. A referátum utalt a központi és helyi nyilvántartás, valamint a területi referensek kapcsolatának fontosságára. A központi elvi irányítást, egyes felvetett és a helyszintől távol is megoldható kérdések megoldását a központi nyilvántartás biztosítani tudja. Vannak azonban csak a helyszinen megoldható kérdések is. központi nyilvántartás éppen ezért nem végeznet jó munkát - s ezzel akadályozza a levéltári munka egyéb területeinek fejlődését is - ha nem kap segítséget az operatív ellenőrzést ellátó területi referensektől. Ajánlatos lenne tehát, ha a központi nyilvántartás és a területi referensek szorosabbra fűznék kapcsolataikat, jobban megismernék egymás munkáját, ha a területi referensek kiszállásaik során majd figyelemmel kisérnék a helyi nyilvántartást is és ha az állami levéltárak hangsúlyozottan igényelnék is a területi referensek ezirányu támogatását* A konferencia több felszólalásában felmerült az a kérdés, hogy a helyi és központi nyilvántartásnak feladata-e /s ha igen, mennyiben?/ a már beszállított levéltári anyaggal kapcsolatos tennivalók /alapleltározás, segédletkészítés, rendezés, selejtezés, stb./ nyilvántartása /az u.n. agenda-nyilvántartás vagy kezeiisi nyilvántartás/, valamint a levéltárra ill. levéltárakra vonatkozó számszerű adatok /légtér, betöltött és üres férőhely, rendezett, selejtezett eto. anyag mennyisége stb./ nyilvántartása /az u.n. adat-nyilvántartás/. Mindkét feladat érdekes és újszerű. Véleményünk szerint az agenda-nyilvántartás inkább helyi feladat, mivel az állami levéltáraknak ezekre az adatokra inkább van szüksége. Megoldható azonban ezeknek az agendáknak központi nyilvántartása le /esetleg gyűjtőterületi alapon/. Az adat-nyilvántartás anyap NtX-U9'91-99-TAÍ«:
