Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Rainer Jacobs: Szövetségi alárendelt szervek: regionális vagy központi átadás? (fordította: Szabó Attila)
Levéltártan Összességében megállapítható, hogy központi rendszerekből a megosztott átadás-átvételi folyamat, amely különböző interfészeken keresztül zajlik le, rendkívül gazdaságtalan. Hogy a költség és a felhasználás szempontjából a decentralizált leadás nem ésszerű megoldás, sehol sem mutatkozik meg jobban, minthogy a másik cél, vagyis a regionális történetírás szempontjából jelentőséggel bíró iratok egy fizikális helyen tartása a digitális világban jelentőségét veszti. A digitális iratok bárhonnan használhatók. Az a cél hibás, hogy a regionális vonatkozású analóg és digitális iratokat egy fizikális helyen tartsuk egyben, minthogy a tartományokban a digitális iratok tárolása általában egy központi helyen történik. Hogy egy tartományi levéltárban helyben lehessen kutatni a kutatni kívánt iratokat, ahhoz a központi tárolórendszerből az adatokat oda el kell juttatni. Kutatói szempontból nem érzékelhető különbség, hogy a digitális levéltári állományt egy adott tartományi levéltár központi tárolórendszere vagy a szövetségi levéltár rendszere biztosítja számára. Figyelemmel az utóbbi évtizedekben a kutatási elképzelések átalakulására az az alapvető megfontolás adódik, mennyire szolgálja a történettudomány követelményeit az, hogy regionális vonatkozású iratátadásokat egy helyen tartunk egyben. Miközben ennek a haszna a tartománytörténet számára nyilvánvaló, a nem központi átadás megnehezít más kutatási projekteket. Ez érinti a tartományokon átnyúló és az összehasonlító vizsgálatokat, a szövetségi igazgatásra vonatkozó vizsgálatokat, hiszen ezek az alárendelt területeken egymásba ágazó feladatokon keresztül számos csatlakozási ponton egymáshoz kapcsolódnak. Ilyen esetekben a vonatkozó forrásokat azok kiértékelése előtt először igen sok fáradsággal a sok érintett tartományi (állami) levéltárból össze kell gyűjteni. Az eügyintézési rendszerek mellett, amelyek termékei, az e-akták tartalmilag messzemenően egy egységet képezve a különféle szervek között problémamentesen cserélhetők ki, a digitális világban az információkezelés olyan formái is kialakulnak, melyek adatszerkezeteit az információ egészéből tartományi hovatartozás szerint kiemelni nem lehet. Legalább is úgy nem kivitelezhető, hogy lényeges összefüggések ne sérüljenek meg vagy fontos kiértékelési lehetőségek - még kvantitatív kutatás esetén is - a jövőben korlátozottá, esetleg lehetetlenné ne váljanak. Ilyenkor egy központi átvétel levéltárszakmailag vállalható megoldásnak tűnik, az érintett átadott állomány szempontjából célszerű megoldás. Amennyiben egy alárendelt szerv vagy egy igazgatási terület számára az a döntés megszületett, hogy a jövőben a leadás a szövetségi levéltár felé kell megtörténjen, adódik a kérdés, a levéltári állománygyarapítás esetében a folyamatosság hogyan érhető el. A tartományi levéltárak nézőpontjára és a szövetségi levéltár összállami értékekre való fókuszálása fényében fennáll az a veszély, hogy a szövetségi levéltárban olyan értékelési kritériumokat alkalmaznak, amely az érintett szerv esetében csak a legalapvetőbb iratok átvételét fogja eredményezni. Azonban éppen a BPol egy jó példája annak, hogy a szövetségi és a tartományi értékelési kritériumok egymással 194
