Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Szabó Attila – Türke Gábor: Eltérések az elektronikus átadási csomagokra vonatkozó jogszabályi háttérben – észrevételek, javaslatok a 34/2016. sz. EMMI rendelet és a 3/2018. sz. BM rendelet jogharmonizációjára
Levéltártan lesen a rendszerben elhelyezésének import funkciójával, és a rendszerben keletkezett irat szükséges esetben export funkciójával). Az általános iratkezelési gyakorlatunktól eltérően a GovLex nem az ügy egészéhez (mappának vagy főszámnak) rendel irattári tételszámot, hanem az egyes ügydarabokat (iratokat) önállóan látja el tételszámokkal - ebből adódóan egy-egy jogszabályalkotási folyamat egyes iratai lehetnek selejtezhetők vagy nem selejtezhetők -, és a minisztériumokban kialakult iratkezelési gyakorlat szerint maradandó értékű iratként csak a tárca összesített véleményét tartalmazó iratot vagy iratokat veszik nyilvántartásba, a további tárcán belüli véleményező iratok selejtezhetők mint nem maradandó értékű iratanyag.2 A Magyar Nemzeti Levéltár a GovLex működési feltételek részleteinek kidolgozási folyamatában elsősorban az IJR iratkezelése során a működtető szoftver által kezelt metaadatok és az elektronikus iratok levéltárba adási protokolljának kialakításában kapott feladatot. A levéltárunk 2021. február 19-én kapta meg az IJR v4.0 verziószámú követelményspecifikációba foglalt metaadatstruktúra-tervezetet áttekintésre. Az IJR metaadat-tervezete a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet (a továbbiakban: BM rendelet) 1. mellékletében meghatározott metaadat-elemekből épült fel. A tervezet tartalmazta az IJR működtetésére vonatkozóan relevánsnak tartott metaadatokat, vagyis a mellékletben 33. szám alatt kialakított „Hivatkozási szám” érkeztetési leíró adaton kívül a 35-66. (iktatás, kiadmányozás), a 61-109. (irattári kezelés, selejtezés, levéltárba adás), a 115-120. (iktatókönyv) és a 128-151. (irattári terv, naplózás, ügyirat) számok alatt kialakított leíró adatokat, összesen 68 metaadatot. A GovLex követelményspecifikáció szerint az informatikai rendszernek képesnek kell lennie - a maradandó értékű, elektronikus iratok levéltárba adása érdekében - elektronikus átadási csomagok úgynevezett SÍP csomagok készítésére. A kötelezettség teljesítéséhez az IJR metaadat-struktúrájának összhangban kell állnia a SÍP csomag sikeres elkészítéséhez és a levéltári archiváló rendszerbe betároláshoz az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet (a továbbiakban: EMMI rendelet) 2. mellékletében az iratkezelési szoftverből történő iktatási nyilvántartással történő átvételre vonatkozó követelményekben kötelezően meghatározandó - nem opcionális - metaadatokkal.3 Habár a probléma az IJR kapcsán 2 A levéltári törvény módosítása - az IJR-ben nyilvántartott iratoknak az általánostól eltérő iratkezelési követelményeire, az IJR egyedi iratkezelési szabályzatára vonatkozóan - 2021. augusztus 1- jei hatállyal a 2021. évi LXVII. törvény 1-3. §-ai által megtörtént, az IJR iratkezelési szabályzatát részleteiben szabályozó kormányrendelet azonban még nem került kihirdetésre. 3 ISADG magyar fordítása: https://archivportal.hu/index.php/leveltarosoknak/leveltari-szabvanyok/ (utolsó letöltés ideje: 2022. november 11.). EAD szabvány leírása angol nyelven: https://www.loc.gov /ead/index.html. ISADG-EAD összevetés: új ÚRI elérhetőség: https://www.loc.gov/ead/tglib/ appendix_a.html. https://archivportal.hu/ index.php/leveltarosoknak/leveltari-szabvanyok/ (utolsó letöltés ideje: 2022. november 11.). 158
