Levéltári Közlemények, 93. (2022)

Levéltártan - Szabó Attila – Türke Gábor: Eltérések az elektronikus átadási csomagokra vonatkozó jogszabályi háttérben – észrevételek, javaslatok a 34/2016. sz. EMMI rendelet és a 3/2018. sz. BM rendelet jogharmonizációjára

Eltérések az elektronikus átadási csomagokra vonatkozó jogszabályi háttérben

merült fel, a két jogszabály közti harmonizáció hiányában a jövőt tekintve minden olyan levéltár részére történő iratátadás kapcsán potenciálisan felmerülhet majd, ahol az átadó iratkezelési rendszerében a SÍP állományokat előállító modult elsősorban a BM rendelet mentén implementálják. Ennek folyományaképpen minden egyes esetben számítani lehet majd az IJR esetében történthez4 hasonló külön egyeztetési folyamatokra és az utólagos szoftvermódosításokkal együtt járó idő- és erőforrásigényes koordinációra.

A két jogszabály közti eltérések a kötelező metaadatok vonatkozásában

Az összehasonlítás eredményeképpen világossá vált, hogy a BM rendelet metaadat-készletéből - a rendelet 1. számú mellékletében rögzített metaadatok rendelkezésre állásuk esetén kötelezően rögzítendő információk és nem opcionálisak - hiányzik huszonnégy darab, az EMMI rendeletben meghatározott kötelező metaadat. A metaadatok többsége az iratanyag vertikális tagozódását tekintve nem egy, hanem általában kettő iratszintet, esetleg több irattípust érint. A BM rendelet 1. mellékletében érintett metaadat-csoportok és metaadatok (metaadat megnevezése az EMMI rendelet 2. melléklet szerint):

a) IV. IKTATÁS METAADATAI - 8 metaadat hiányzik (ügyirat és irat, vagy egyik vagy másik szintre vonatkozóan, részletesebben lásd Táblázat): metaadat-leírás azonosító, irathierarchia szintje, felelős, besorolás dátuma, idő(kör) kezdete, idő(kör) vége, hozzáférési korlátozások, felhasználási korlátozások;

b) X. IKTATÓKÖNYV METAADATAI - 6 metaadat hiányzik: metaadatleírás azonosító, irathierarchia szintje, idő(kör) kezdete, idő(kör) vége, hozzáférési korlátozások, felhasználási korlátozások;

c) XII. IRATTÁRI TERVRE VONATKOZÓ METAADATOK - 10 metaadat hiányzik (irattári tervre és/vagy irattári tételre vonatkozóan, részletesebben lásd Táblázat): metaadat-leírás azonosító, metaadat-leírás megnevezés, irattári terv azonosító, irathierarchia szintje, készítési idő, érvényességi idő kezdete, érvényességi idő vége.

További hét, az EMMI rendelet 2. mellékletében kötelezőként meghatározott metaadatot tartalmaz ugyan a BM rendelet 1. melléklete, azonban a két rendeletben meghatározott metaadatok tartalmi azonosságához a BM rendeletben kialakított metaadat-mezők átalakítása, pontosítása szükséges. A BM rendelet 1. mellékletében érintett metaadat-csoportok (metaadat megnevezése előtt a melléklet szerinti sorszám):

4 Az IJR követelményspecifikáció 0.10-1_MNL verziója - 2021. május 3. - bővítette a 3/2018. BM. (II. 21.) rendeletből hiányzó metaadat mezőkkel az IJR metaadat struktúráját.

159