Levéltári Közlemények, 93. (2022)

Levéltártan - Bényei Balázs István: Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig

Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig

Az elektronikus iratok jelentette kihívás kezelésére az elektronikusan vezetett iktatókönyvek rohamos elterjedése és az elektronikus iratok szélesebb körű használatára vonatkozó kormányzati igény hatására a 2003 novemberében elindult Közigazgatási Szervek Egységes Iratkezelés (KEIR) projekt vállalkozott.57 A projekt kitűzött célja az állampolgári ügyek gyorsabb, rugalmasabb és nyomon követhető módon történő elintézése érdekében az elektronikus ügyintézés alapjainak megteremtése volt. A projekt a hagyományos és elektronikus iratokat egyenrangúan, azonos szabályrendszer mentén kívánta kezelni az európai gyakorlat figyelembevételével és a közfeladatot ellátó szervek körére kiterjedően.58

Ez szükségessé tette az iratkezelés egyes aspektusainak elvi újragondolását is. A projekt keretében a MoReq fogalomkészletét vették alapul, amely azonban a magyar jogszabályi környezettel és iratkezelési gyakorlattal nehezen volt összeegyeztethető, amely terminológiai problémákhoz vezetett. A tervezetben tetten érhető a MoReq-nek, a dokumentumot (ami módosítható és nem feltétlenül megőrzendő), valamint az iratot (nyilvántartásba vett, megőrzendő és nem módosítható) elkülönülten kezelő felfogása. A MoReq előírásainak adoptálására vonatkozó szándék szempontjából felmerült a magyar gyakorlat erőteljes kritikája, amely eszerint „összemossa az irat és a dokumentum fogalmát”.59 A dokumentum és irat fogalmának elkülönítése ugyanakkor nem illeszkedett a hazai gyakorlatba. Emellett főleg informatikai oldalról sok esetben következetlenül alkalmazták az irat és a dokumentum fogalmának megkülönböztetését.60

Az irat fogalmát - a felsorolási szakaszban foglaltak miatt - leszűkítő értelműnek találták, ugyanakkor felmerült a „nem módosítható” kitétel rögzítése is az irat fogalommeghatározásában. Az elkészült tervezet szerint így az irat „valamely szerv működése, vagy személy tevékenysége során keletkezett, vagy hozzá érkezett, rendeltetésszerűen nála maradó, nem módosítható, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus, vagy bármely más adathordozón, tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja”.61

Az Ltv.-nek a projekt alapján megvalósult módosítása - a fogalommeghatározásban az irat megváltoztathatatlanságára vonatkozó külön kitétel helyett - csak a „rögzített információ” fordulatot alkalmazta. Az új fogalom szerint iratnak „vala57 Levéltári Kézikönyv. Szerk: Körmendy Lajos. Budapest, 2009, 385.

58 Kakuk Ilona: Beszámoló a KEIR Projekt eredményeiről, 2004. november 4. [ppt] (https://slideplayer.hu/slide/11695023/3. (utolsó letöltés ideje: 2021. október 26.).

59 Füzessi Tamás: A MOREQ, MOREQ2 és a KEIR [2004] (https://irms.org.uk/resource/resmgr/ moreq/presentations/dmslabor_ppt_378.ppt; 11. (utolsó letöltés ideje: 2021. október 25.).

60 Haraszti: i. m. 37.

61 Kakuk: i. m. 10.

155