Levéltári Közlemények, 93. (2022)

Levéltártan - Bényei Balázs István: Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig

Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig

az „[...] amelyet vagy az Egyesült Államok kormányának ügynöksége kapott meg szövetségi törvény értelmében, vagy ezzel összefüggésben közüzemi ügylettel és az által megőrzött vagy megőrzésre alkalmas az ügynökség vagy jogutódja a szervezet, a funkciók, az irányelvek, a döntések bizonyítékaként, eljárások, műveletek vagy a kormány egyéb tevékenységei miatt, vagy az adatok értéke miatt.”48

Az ISO 15489: Information and documentation - Records management szabványa szintén az irat funkcióját emeli ki kulcselemként. Az irat (record) - azóta is alkalmazott fogalom meghatározása szerint - „adott szerv vagy személy üzletvitele vagy törvényi kötelezettségeinek teljesítése során keletkezett, fogadott, bizonyítékként vagy egyéb célból kezelt információ”.49

A MoReq 2001-es első kiadásában az irat fogalmát mintegy ráépíti a dokumentum külön meghatározására, amely a szabvány értelmezésében „személy vagy szervezet által üzleti tevékenysége során előállított vagy kapott dokumentum(ok), amelyeket az adott szervezet, vagy személy megőriz”.50

Az irat fogalmának meghatározásában újabb keletű nézetként felmerült a reprezentációs nézőpont, amely az irat funkciója és a létrehozója szempontjából általánosabb megfogalmazás irányába mozdul el a korábbi megközelítésektől az irat által tanúsított eseménynek a legfőbb lényegi elemként történő kiemelésével. Geoffrey Yeo 2007-ben megjelent tanulmányában a korábbi definíciókkal ellentmondásban nem álló, de azoktól eltérő megközelítésű reprezentációs nézetet javasolt megfontolásra. Ezen megközelítés szerint az iratok egyes tevékenységek állandó reprezentációi, amelyeket a résztvevők vagy azok megbízottjai hoztak létre.51 A megközelítést ugyanakkor az iratkezelés területén kidolgozásra kerülő szabványok nem vették át. Ezen normák minden esetben valamely iratképző működéséhez kötik az irat fogalmát, amely Yeo definíciójában elsikkad, ezzel az irat egy fontos lényegi elemét, annak rendeltetésszerű irattári helyét hagyja figyelmen kívül.

Az irat fogalmának az ISO 15489-1:2016 szerinti, illetve annak a fentiekben kifejtett lényegi elemeinek (információ, szerv vagy személy tevékenysége során keletkezik, megőrzésre kerül) megfelelő meghatározása számos ország jogrendszerébe átkerült. Az implementáció azonban mindenhol a helyi viszonyokra épült, és

48 DoD Directive 5015.2 1997. 25., DoD Directive 5015.2 2000., DoD Directive 5015.2 2002., DoD Directive 5015.2 2005.

49 ISO 15489 - 2001. 3. vő. ISO 15489-1 Information and documentation - Records management. 2016, 2. “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”

50 “Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation. ” MoReq. 2001, 7.

51 “persistent representations of activities, created by participants or observers or their authorized proxies.” Geoffrey Yeo: Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations. The American Archivist, 2007, 2. sz. 315-343., 345.

153