Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Bényei Balázs István: Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig
Levéltártan lyozva a tevékenység bizonyítását és az ennek érdekében történő megőrzés kulcsszerepét.42 Sashegyi Oszkár Schellenberg művéről írt ismertetésében az iratanyag meghatározása kapcsán annak két elemét tartja kiemelendőnek, mint a record lényege: az ok, ami miatt létrehozzák és azt az értéket, amely miatt azok megőrzésre kerültek.43 Az 1983-as ausztrál Archives Act szerint a record olyan - az 1903-as törvény fenti definíciója szerinti - dokumentumot vagy tárgyat jelent, amelyet bármilyen formában (beleértve az elektronikus formát is) információtartalma vagy valamely eseménnyel, személlyel, körülménnyel vagy dologgal fennálló kapcsolata miatt megőriznek.44 Az ICA által kiadott levéltári terminológiai szótár 1984-es változata az ausztrál gyakorlathoz hasonlóan elkülönítette a dokumentum és record fogalmát. A dokumentumot az információ és a hordozó (medium) kombinációjaként értelmezte, amely annak tanúsítására használható.45 A record pedig rögzített információ (dokumentum) formától és médiumtól függetlenül, amelyet valamely ügynökség, intézmény, szervezet vagy magánszemély hozott létre, vagy kapott meg jogi kötelezettségei teljesítése vagy üzleti tranzakció során.46 Ez a megoldás tehát - az 1983-as ausztrál levéltári törvényhez hasonlóan - külön kezelte a dokumentumot mint adategyüttest, amelyet abban az esetben tekintett recordnak, ha az egy szervezet, vagy személy tevékenysége során keletkezett. A recordfogalom alapját jelentő dokumentum esetében ugyanakkor még nem szakad el az adat és a hordozó egységének tételétől. Az 1997-es ICA-útmutató is az irat lényegi elemének tekintette, hogy azt intézményi vagy egyéni tevékenység során vagy annak befejezésekor kaptak, vagy állítottak elő és olyan tartalmat, kontextust és struktúrát tartalmaz, amely elegendő a tevékenység bizonyításához.47 A DÓD 5015.2. szabvány az Amerikai Egyesült Államokban jellemző alapokon hangsúlyozza a funkció és a megőrzés kérdését. A szabvány szerint az irat (record) 42 T. R. Schellenberg: Modern archives. Principles and techniques. Chicago, 1957, 16. 43 Sashegyi Oszkár: T. R. Schellenberg: Modern archives. Principles and techniques. Chicago, 1956. Levéltári Közlemények, 29. (1959) 109-113., 111. 44 AAA. 1983. 3.1. 45 “A combination of medium and the information recorded on or it, which may be used as evidence or for consultation. ” Emellett az egyedi irat értelemben is megjelenik. (Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique: English and French with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish. Szerk: Peter Walne. 1984, (a továbbiakban: DoAT 1984.) 63. 46 “Recorded information (documents) regardless of form or medium created received and maintained gy agency, institution, organisation or individual in pursuance of its legal obligations or in the transaction of business.” Uo. 137. 47 “A record is recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity.” ICA GMER. 1997, 22. 152
