Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Bényei Balázs István: Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig
Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig által üzleti tevékenysége során előállított vagy kapott dokumentumok), amelyeket az adott szervezet, vagy személy megőriz. ”35 Az irat fogalma tekintetében a 2008-ban kiadott MoReq 2 adoptálta az időközben megjelent ISO 15489: Information and documentation - Records management szabvány meghatározását, megjegyzésben ugyanakkor kiemelte, hogy az irat fő jellemzőjének tekinti annak módosíthatatlanságát.36 A dokumentumot lényegileg a korábbi változattal azonos módon határozta meg, de az irat és a dokumentum közötti különbségtétel tekintetében kiemelte, hogy a dokumentum alatt olyan információt ért, amelyet nem rögzítettek rekordként, azaz minősítettek, regisztráltak és zároltak változás ellen.37 Az iratkezelés tekintetében napjainkban a legmeghatározóbbnak tekinthető nemzetközi szabvány az ISO 15489: Information and documentation - Records management szabvány első kiadása 2001-ben látott napvilágot. Ez még tartalmazta a dokumentum önálló fogalmi meghatározását, amely „rögzített információ vagy objektum, amely egységként kezelhető”, vagyis a MoReq dokumentum fogalmát alkalmazta, de az irat és a dokumentum fogalmi elkülönítésére azzal szemben nem került sor.38 A dokumentum fogalma a szabvány 2004-es kiadásában ugyanakkor már nem szerepelt, ott a record fogalmi elemei között, mint információra hivatkozik.39 A nemzetközi szakirodalomban, szabványokban számos esetben kiemelt figyelem irányul az irat funkciójára, illetve a megőrzés követelményére, amely definíció jelleggel is megjelenik. Jenkinson szerint a levéltár részét képező iratok lényegi eleme, hogy valamely hivatalos ügy részét képezzék és hivatalos hivatkozás céljából megőrizték.40 Az Amerikai Egyesült Államok szövetségi törvénye 1943-ban a fogalom egyik kritériumaként határozta meg, hogy a record olyan dokumentáció, amelyet egy szövetségi ügynökség készített vagy kapott, illetve szövetségi törvény szerinti vagy közérdekű ügylethez (public business) kapcsolódik, és amelyet az ügynökség vagy annak jogutódja megőriz, vagy megőrzésre alkalmasnak tart a szervezet, funkciók, politikák, döntések, eljárások, műveletek vagy egyéb tevékenységek bizonyítékaként.41 Schellenberg a szövetségi törvény ismertetése mellett általános érvénnyel fogalmazza meg az irat fogalmát, hangsú35 “Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation. ” MoReq 2001, 7. 36 MoReq 2 - Model Requirements for the management of electronic record. Update and Extension. Luxemburg, 2008, 17. 37 Uo. 16. 38 ISO 15489-1 Information and documentation - Records management. 2001, 3. 39 ISO 15489-2004 Information and documentation - Records management. 2004. 40 Jenkinson: i. m. 4-7. 41 44 U.S. Code, 1964 ed„ § 366, July 7, 1943, ch. 192, §1, 57 Stat. 380 151
