Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Bényei Balázs István: Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig
Levéltártan fogalmát az ISAD(G)-ben szereplő meghatározástól minimálisan eltérő módon ragadta meg, amennyiben a recorded information helyett csupán az information fordulattal élt.30 Az irat kétlépcsős fogalommeghatározására került sor az ausztrál gyakorlatban, az irat (record) és dokumentum (document) elkülönítésével. Ennél a megoldásnál a dokumentum az adatot (illetve hordozóját) jelenti, míg a levéltári értelemben vett irat további differentia specified it a record fogalma tartalmazza. Az 1983-as ausztrál Archives Act record fogalma ilyen módon az 1903-as törvény dokumentum definíciójára mutatott vissza, de külön nyomatékosítva, hogy abba az elektronikus formátum is beleértendő.31 Az Amerikai Egyesült Államok Védelmi Minisztériumának 1997-es szabványa, a DÓD 5015.2. megkülönböztette egymástól a dokumentum és az irat fogalmát. A dokumentum fogalmában rögzíti annak hordozótól való függetlenségét, az iratra vonatkozó további követelményeket pedig a record fogalmánál tárgyalja.32 A szabvány kiemeli, hogy a dokumentum „rögzített információ, függetlenül a fizikai formától vagy jellemzőktől. A dokumentum megfelelhet az irat meghatározásának, vagy nem, és ezért nem irat”.33 A MoReq 2001-es első kiadásában egyértelműen tetten érhető a DoD Directive 5015.2. hatása a dokumentum és az irat fogalmának elkülönült meghatározásában. A dokumentum eszerint „egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum”. A szabvány a fogalomhoz kapcsolódó megjegyzésben rögzíti, hogy „megjelenhet papíron, mikroformában, mágneses, vagy másfajta elektronikus adathordozón. Tartalmazhatja szöveg, adatok, grafikus ábrázolások, hangok, mozgóképek vagy más formában megjelenő információk bármely kombinációját”, valamint, hogy az irattól elkülönült fogalomról van szó.34 Az irat fogalmát mintegy ráépíti ezen meghatározására, amely a szabvány értelmezésében „személy vagy szervezet 30 “Information in any form or medium, created or received and maintained by an organization or person in the transaction of business or the conduct of ajfairsAlSAAR. 2004, 10. 31 AIA. 1901 Sec.2B, AAA. 1983. 3.1. 32 „rögzített információ, függetlenül a fizikai formától vagy jellemzőktől. A dokumentum megfelelhet az irat meghatározásának, vagy nem, és ezért nem irat.” DoD 5015.2-STD, “Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications” November 24, 1997 [https://apps.dtic.mil/sti/pdfs/ADA361232.pdf; utolsó letöltés ideje: 2021. október 20.] 25. DoD Directive 5015.2, “Department of Defense Records Management Program” March 6, 2000 [http://www.interpares.org/display_file.cfmidocMod_50152.pdf; utolsó letöltés ideje: 2021. október 20.], DoD 5015.2-STD, “Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications” June 19, 2002 [https://docplayer.net/17848096-Design-criteria-standardfor-electronic-records-management-software-applications.html, utolsó letöltés ideje: 2021. október 20.] 33 DoD Directive 5015.2 1997, 25. 34 “Recorded information or object which can be treated as a unit.” Model Requirements for the management of electronic record. 2001, 7. 150
