Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Bényei Balázs István: Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig
Az irat fogalmának átalakulása a 19. századtól napjainkig biztosításával, illetve ezek hitelességének megőrzésével összefüggésben. Ennek eredményeként az 1990-es évektől jelentős mennyiségű szakirodalom foglalkozott a kérdéssel mind az iratkezelés, mind a levéltárelmélet és az információtechnológia szempontjából, az iratkezelés szabályozásának és az elektronikus levéltárak működtetésének elméleti alapjainak tisztázása érdekében.23 Az ICA által, 1997-ben az elektronikus iratok jelentette újfajta kihívások kezelésére hivatott útmutató, a Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective megállapította, hogy a legtöbb országban a korábbi jogi gyakorlatban nem volt világos, hogy az elektronikus iratokra is vonatkoznak-e a levéltári jogszabályok, ezért az egyes országok külön kiterjesztették a gépileg olvasható vagy elektronikus formátumú iratokra is a megfelelő definíciókat, míg más esetben a forma mellékes voltát és a funkciót hangsúlyozták.24 Az ajánlás keretében megfogalmazásra került az irat definíciójának az elektronikus korszak kihívásaihoz igazodó változata, amely szerint a record olyan rögzített információ, amelyet intézményi vagy egyéni tevékenység során, vagy annak befejezésekor kaptak, vagy állítottak elő és olyan tartalmat, kontextust és struktúrát tartalmaz, amely elegendő a tevékenység bizonyításához.25 Az ISAD(G) szabványt az ICA Leírási Szabványok bizottsága dolgozta ki 1990 és 1994 között.26 A második kiadás előkészítése 1996 és 2000 között zajlott és 2000-ben jelent meg.27 28 A szabvány célja a levéltári leírásra vonatkozó standardok meghatározása volt, így a második kiadásban meghatározott iratfogalom is levéltári szempontú megközelítéssel került megfogalmazásra. Eszerint irat „valamely szervezet vagy személy tevékenysége vagy ügyintézése során keletkezett vagy hozzá érkezett és általa megőrzött, bármilyen formában vagy adathordozón rögzített információ. ”2& A levéltári azonosító leírást meghatározó - így némileg más megközelítésű, de levéltári szempontú - szabvány a szintén az ICA által kiadott ISAAR, melynek első változata 1996-ban, második, javított kiadása 2004-ben jelent meg.29 Ez az irat 23 Fang-Ming Hsu - Chun-Min Lin - Chiu-Tsu Fang: The Trend and Intellectual Structure of Digital Archives Research. 2015, h. n. 3., 12-13. 24 Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective. ICA. 1997, (a továbbiakban: ICA GMER. 1997.) 21-22. 25 “A record is recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity.” Uo. 22. 26 ISAD(G): General International Standard Archival Description. Ottawa, 1994. 27 ISAD(G): General International Standard Archival Description. Ottawa, 2000. 28 Uo. 10.; “Recorded information in any form or medium, created or received and maintained, by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs.” ISAD (G). 2000, 11. 29 ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families Párizs, 2004, 5. 149
