Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Závoczki Adrienn: Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? A 335/2005. kormányrendelet 61. §-ának 2020. évi módosításairól
Levéltártan 148 Az Ltv. 5. §. 6. bekezdése ugyanis a következőket írta elő: „A (4) bekezdés sze rinti megsemmisítési eljárás feltétele: a)a hiteles elektronikus másolatnak az elektronikus ügyintézés részletszabályai ról szóló kormányrendeletnek megfelelő elektronikus tárolása, b)a selejtezhető iratok tekintetében a papíralapú példány megsemmisítését köve tően a megmaradó hiteles elektronikus másolatoknak – azok őrzési idejének lejártával – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelet követelményei szerinti selejtezése, valamint c)a maradandó értékű iratok tekintetében a megsemmisítést kezdeményező szerv által használt iratkezelési szoftvernek a levéltári átadás feltételeinek való megfelelősége.”2 A fenti jogszabályi hivatkozás már a jelenleg hatályos állapotot tükrözi, és 2020. július 1-jén módosult, tehát hét hónappal a R. 61. §. 7‒8. bekezdés megjelenése után. Ugyanakkor az Ltv. 5. §. 4‒6. bekezdésének korábbi állapota szerint nem volt teljesen egyértelmű a jogalkotói szándék, ezért akkor az alábbi két pontban vázolt eljárásrendek valamelyikét tartottuk a rendelet lehetséges értelmezésének a Magyar Nemzeti Levéltár Szakmai Koordinációs Igazgatóság Iratkezelés-felügyeleti osztályán (a továbbiakban: MNL SZKI IFO). a)A közfeladatot ellátó szervek beküldenek a levéltárnak egy iratjegyzéket, amelyről a levéltár nyilatkozik. Azt követően azon papíralapú iratok, amelyekre a levéltár nem tart igényt, az Ltv. 5. §. 6. bekezdése szerint a 335/2005. kormányrendeletben foglalt szabályos selejtezési eljárás keretében megsemmisíthetőek. Tehát a papíralapon is meglévő maradandó értékű iratokról megsemmisítés előtt egy selejtezési jegyzőkönyvet küldenek a levéltárnak, amelyet az záradékolva visszaküld, és azután semmisítik meg az iratokat. b)A közfeladatot ellátó szervek beküldenek a levéltárnak egy iratjegyzéket, amelyről a levéltár nyilatkozik. Azt követően azon papíralapú iratok, amelyekre a levéltár nem tart igényt, megsemmisíthetőek. Ez esetben a 335/2005. kormányrendelet szerinti szabályos selejtezési eljárásra nincs szükség. Véleményünk szerint ez lehetett a jogalkotó szándéka. Ugyanakkor a 137/2019. kormányrendelet hivatkozik az Ltv. 5. §. 6. bekezdésére, mely szerint a megsemmisítés egyik feltétele a szabályos selejtezési eljárás lefolytatása. További fontos kérdésként merült fel szintén a 2020. év elején, hogy csak a lezárt ügyekre vonatkozik a negyedéves nyilatkozattétel, vagy a folyamatban lévő ügyekre is? 2 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=99500066.tv (Utolsó letöltés ideje: 2020. augusztus 28.)
