Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Závoczki Adrienn: Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? A 335/2005. kormányrendelet 61. §-ának 2020. évi módosításairól
Mivel a 137/2019. kormányrendeletben hivatkozott Ltv. 5. §. 4‒6. bekezdése a negyedévente benyújtott iratjegyzékkel kapcsolatos eljárásrendről a visszajelzések alapján nem volt egyértelmű sem a rendelet hatálya alá bevont több, közfeladatot ellátó szerv, sem pedig a Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) számára, ezért az MNL SZKI IFO főigazgatói egyeztetést követően állásfoglalást kérve fordult elsősorban a felügyeleti jogot gyakorló Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI), valamint a Belügyminisztérium (BM) felé. A kérdés az volt, hogy a fentebb olvasható (az a. és b. pontokban vázolt) lehetséges eljárásrendek között választva, a jogalkotó szándéka szerint mikor járnak el helyesen a közlevéltárak. Az eljárásrenden kívül a negyed -évente benyújtandó iratjegyzék adattartalmával kapcsolatban is kértük az EMMI és a BM tájékoztatását, ugyanis az irattári tételszámon, a tétel megnevezésén és évkörén, valamint a mennyiségen kívül fontosnak tartottuk az iktatási főszámok megadását és azok tárgymeghatározását is. A BM‒EMMI közös állásfoglalás és az ennek alapján tett MNL-intézkedés A két minisztérium válasza 2020 januárjában érkezett meg a levéltárba. Az EMMI Szervezetbiztonsági, Informatikai és Dokumentációs Főosztálya, valamint a BM Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya együttes szakmai álláspontja szerint a jogalkotás során rögzített cél a levéltári átirat b) pontjában rögzített eljárás volt. Eszerint tehát az érintett, közfeladatot ellátó szervek, amennyiben papíralapú iratokról képesek hiteles elektronikus másolat készítésére, azok megőrzésére és levéltári átadására a vonatkozó jogszabályok szerint, akkor az illetékes közlevéltár nyilatkozhat arról, hogy nem tart igényt a papíralapú példányokra, melyeket a nyilatkozat birtokában az érintett szerv saját hatáskörben megsemmisíthet. A levéltárnak benyújtandó iratjegyzék adattartalmának minimális követelményeit tekintve javasolták az irat iktatószámának, tárgyának és irattári tételszámának feltüntetését, ugyanakkor hangsúlyozták, hogy a szükséges adatkör meghatározása a levéltár feladat- és hatáskörébe tartozik. Felmerülhet kérdésként, hogy miért pont negyedévet határoztak meg az iratjegyzék benyújtására. A jogalkotók szerint a cél az volt, hogy a szervek ne alkalomszerűen, hanem rendszeres időközönként, nagyobb egységekben kérjék meg a levéltár jóváhagyását. Miután megkaptuk az állásfoglalást, a következő módon jártunk el. Először is elektronikus levélben tájékoztattuk a megyei tagintézményben dolgozó kollégákat, mellékelve a minisztériumi levelet, majd készítettünk egy főigazgatói tájékoztatót, hogy MNL-szinten egységes eljárásrendet tudjunk alkalmazni a negyedéves iratjegyzékekkel kapcsolatos ügyekben.3 Emellett tájékoztatásként Budapest Főváros Levéltárának is megküldtük másolatban a minisztériumi levelet, hiszen Budapest Főváros Kormányhivatala révén ők is érintettek a jogszabályváltozásban. Nem 3 Az 1/2020. (2020. 02. 24.) sz. Főigazgatói tájékoztató a 335/2005. kormányrendelet 61. §-a 7‒8. bekezdésének egységes eljárásrendjéről. Papíralapú példány vagy hiteles elektronikus másolat? 149
