Levéltári Közlemények, 85. (2014)
Mérleg - Avar Anton: Az Országos Levéltár címereslevél-gyűjteményének feldolgozása és digitalizálása (2011-2014)
Mérleg ményeket is magában foglaló, elektronikus és minél szélesebb körűen kereshető leírást terveztünk elkészíteni, amire tudomásunk szerint még nem akadt példa. A pecsétekről az eddig megjelent címereslevél-kiadásokból legfeljebb annyit tudhattunk meg, hogy volt-e az iraton, ezzel szemben mi fel kívántuk tüntetni a pecsét fajtájának megnevezését, illetve annak állapotát is. A többi adat többé-kevés- bé a korábbi kiadványokban is szerepelt, ám mindig más anyagra vonatkozóan, így például hiába írta le Áldásy Antal az okleveleket meglehetősen részletesen, azok csak a Nemzeti Múzeum armálisai, az Országos Levéltár gyűjteményéről csak a Nyulásziné Straub Éva készítette jegyzékkel rendelkezünk, amely jegyzék voltánál fogva lényegesen kevesebb információt tartalmaz. Célunk volt egy olyan adatbázis létrehozása, amely magában tudja foglalni az MNL összes címereslevelének adatait, sőt egyéb nemességgel kapcsolatos iratok feldolgozására is alkalmas. Szükséges volt, hogy más irattípusok rögzítésére is alkalmas legyen, hiszen mint ahogy azt az R 64 esetében már ismertettük, az adománylevelek mellett szinte bármilyen típusú iratok előfordulhatnak. Az adatbázisnak egyúttal levéltári nyilvántartásnak is kell lennie, főként a kizárólag armálisokat és azokhoz kapcsolódó iratokat tartalmazó gyűjtemények esetén. A projekt I. ütemében még nem törekedhettünk teljességre, meg kellett elégednünk az iratanyag egy részével. így esett a választásunk az R 64 1. tételére, ahol egy helyen, jól strukturált (sorszámozott),27 viszonylag nagy mennyiségű és változatos összetételű iratanyag állt rendelkezésünkre, ami a későbbi feldolgozás mintája és alapja lehetett. A II., befejező ütemben azután, felvértezve a megszerzett tapasztalatokkal, nekiláthattunk az MNL OL a középkoriakat leszámítva teljes eredeti címereslevél-állománya feldolgozásának. Célul tűztük ki a címereslevelek képi megjelenítését is, hiszen egy olyan irattípusról van szó, amelynél ez bármilyen széleskörű feldolgozás mellett is elengedhetetlen, mivel mindig merülhetnek fel olyan kutatási szempontok, amelyekre nem található meg a válasz az adatbázisban, és azt az eredeti armálisok szkennelt képein kutathatják az érdeklődők. Igen jelentős előnye továbbá a digitális képállomány hozzáférhetővé tételének az, hogy eddig állományvédelmi okokból egyszerre csak négy darab címereslevelet kérhettek ki a kutatók, most pedig akár otthonról, korlátlan mennyiségben vizsgálhatják az armálisokat. 27 A korábban bevett rendezési eljárásnak, az iratanyag évrendbe való rendezésének komoly hátrányai vannak. Ha valaki az évrendezéskor rosszul állapította meg a dátumot és annak megfelelően tette be az évrendbe, igen nehéz megtalálni az iratot, és ugyanez a probléma a reponálás feladatát is rendkívül kényessé teszi. Ezenkívül, ha gyarapodik az anyag, akkor a meglévő évrendbe igen nehéz beilleszteni az új dokumentumot, különösen, ha egy napon több irat is kelt. Ezzel szemben, ha le van sorszámozva az egész anyag, akkor minden egyes irat az egyedi jelzete alapján megtalálható, illetve reponálható, és az új gyarapodás sem jelent problémát, hiszen csak folytatjuk a sorszámozást a legmagasabb meglévő numerus után. Ezért van az, hogy az MNL OL R 64 1. tétele a No. 860-ig többé-kevésbé évrendben van (kivéve, ahol eredetileg helytelen dátum alapján helyezték el, és ezt utólag kiigazították), a No. 861- től kezdve pedig teljesen vegyes. Ezzel együtt, a sorszámozásnak hála, pontos és naprakész darabjegyzékünk van róla. 198
