Levéltári Közlemények, 81. (2010)
Beszámoló - Beszámoló a Magyar Országos Levéltár 2009. évi tevékenységéről
Beszámoló lasztási Iroda a 2008. évi időközi helyi önkormányzati választások iratait, valamint a 2009. évi EP-választások jegyzőkönyveit. 2009-ben is külön feladatot jelentett az egységes iratkezelési szabályzatok elbírálása során az önkormányzati levéltárakkal és az Önkormányzati Minisztérium Kormányzati Iratkezelési Felügyelettel való együttműködés. A VII. főosztály munkatársai továbbra is segítették az elektronikus levéltár számára a központi államigazgatási szerveknél keletkezett elektronikus iratok felmérését. A főosztály munkatársai az iratkezelés ellenőrzése keretében terv szerint 81 szervet (88 alkalom), terven felül 64 szervet (102 alkalom) ellenőriztek. A tapasztalat azt mutatja, bogy a minisztériumok esetében több alkalomra volt szükség az iratkezelés-ellenőrzések teljes körű lebonyolítására, az ellenőrzésről minden szerv esetében jegyzőkönyv készült, a tapasztalatokat a szerv számára levélben foglalták össze. Terv szerint ellenőrizték többek között az Egészségügyi Minisztérium, a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium, a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium, az Oktatási és Kulturális Minisztérium, a Pénzügyminisztérium, a Szociális és Munkaügyi Minisztérium, a Vám- és Pénzügy- őrség Országos Parancsnoksága, a Legfőbb Ügyészség, Legfelsőbb Bíróság, Országgyűlési Biztosok Hivatala iratkezelését. Az iratkezelés ellenőrzése során 307 ügyiratot intéztek el. Terven felül — főként a szervezeti változásokhoz kapcsolódóan, iratátadás előkészítése vagy egyes részterületek, így a maradandó érték vizsgálata, az iratanyag felmérése, iratkezelési szabályzatok előkészítése, a selejtezés ellenőrzése céljából — a főosztály által felkeresett szervek között volt: Központi Statisztikai Hivatal, Országos Egészségbiztosítási Pénztár, Oktatási Hivatal, Országos Rendőr-főkapitányság, IRM Rendvédelmi Szervek Védelmi Szolgálata, Nemzeti Közlekedési Hatóság, Magyarországi Németek Országos Önkormányzata, Igazságügyi Szakértői és Kutató Intézet, Ludwig Múzeum, Állami Számvevőszék. A VII. főosztály az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek elbírálásával kapcsolatban 176 aktát intézett el. 2009-ben továbbra is önálló feladatot jelentett az egységes iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos egyeztetések lefolytatása. Az egyedi iratkezelési szabályzatok módosítása esetén az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos szabályozás kapott kiemelt figyelmet. A főosztály 399 ügyiraton 2262 selejtezési jegyzőkönyvet bírált el. Jelentős időráfordítást igényelt, hogy a szervek szabályosan készítsék el az iratselejtezési jegyzőkönyveket és az iratselejtezési jegyzékeket. Jelentős számban került sor az iratselejtezések helyszíni ellenőrzésére. Továbbra is alapfeladat volt a szervnyilvántartás adatainak pontosítása. A főosztály munkatársai feldolgozták a referenciájukba tartozó közlönyöket és a jogszabályi változásokból származó szervezeti és hatáskör-módosításokat a szervnyilvántartó programban átvezették. Ezen tevékenység keretében tovább folytatódott a szervek szervezeti és működési szabályzatainak, alapító okiratainak bekérése, az új szervek esetében a kapcsolatfelvétel kezdeményezése, szak404
