Levéltári Közlemények, 77. (2006)

Levéltári Közlemények, 77. (2006) 2. - KÖZLEMÉNYEK - Majtényi György–Mikó Zsuzsanna–Szabó Csaba: Az átmeneti levéltár. Lehetőség, amely Magyarországon is majdnem mindenkinek kedvező volna / 3–12. o.

Közlemények telményeire, de alapvetően abból indultak ki, hogy az iratok mintegy 20%-ának átmeneti, legfeljebb harminc évig (annál csak ritkán tovább tartó) raktározását kell megoldani. Az akták jelentős részének őrzési ideje ugyanis hamarabb lejár, és selejtezhetővé válnak. Egy jól működő átmeneti levéltár legfontosabb feladatai közé tartozik, hogy átvegye az igazgatásban már napi ügyviteli értékkel nem rendelkező iratokat, és minden pillanatban kész legyen az igazgatásból érkező újabb iratanyag átvételére. Az iratanyagot magas szakmai színvonalon kell kezelni az átmeneti levéltárban. Biztosítani kell az átadó szervek részére az irataikhoz való hozzáférést, akár 24 órán belül is. Amint lejár az előírt őrzési idő, a „levéltárérett" iratokat át kell adni a Bundesarchivnak, a nem maradandó értékű iratokat pedig selejtezni kell. Emellett a Zwischenarchiv munkatársai intenzív tanácsadással támogatják a hivatalok irattárosainak munkáját. Ennek keretében a levéltárosok segítik az igazgatás iratkezelését, az irattári tervek elkészítésétől az ügyiratok szabályos kezeléséig. Az átmeneti levéltárban összegyűjtik a szervek működésére vonatkozó valamennyi információt, például működési szabályzatokat, belső telefonkönyveket stb. Naprakészen követik a hivatalok szervezeti átalakulásait is. A Zwischenarchivok olyan szolgáltatást nyújtanak, amely az iratok keletkeztetőjének éppúgy megfelel, mint a Bundesarchivnak, ahol az iratok maradandó értékűnek minősített részét idővel véglegesen elhelyezik. Az iratok átadását a Zwischenarchiv részére, a Szövetségi Belügyminisztérium által kidolgozott, a kormány által 2001. július 11-én jóváhagyott irattári iránymutatás (Richtlinie für die Schriftgutverwaltung = Registraturrichtlinie [RegR]) szabályozza. Az iratok általában néhány évvel keletkezésük, illetőleg feldolgozásuk után az átmeneti levéltárba kerülnek. Az iratok átadása egységes elektronikus és papíralapú átadási jegyzékkel történik. Az irattárakban összeállított elektronikus jegyzéket a Zwischenarchivban azonnal migrálják egy adatbázisba, amelyet összekapcsoltak a Bundesarchiv Basys S nevű adatbázisával. A program az iratokhoz megadja a levéltári jelzetet, az egyes minisztériumokra és hivatalokra érvényes jelzetet, valamint egy folyamatos számsort generál. Például B 106 154 111 (azaz Bundesministerium für Innern = Szövetségi Belügyminisztérium 154 111 sz. ügyirat) vagy B 141 23124 (vagyis Bundesministerium für Justiz = Szövetségi Igazságügyminisztérium 23 124 sz. ügyirat). Később a levéltárosok a program segítségével, az adatbázisba bevitt adatok alapján döntik el, hogy az őrzési idő lejártával az ügyirat selejtezhető vagy maradandó értéket képvisel és a levéltárnak átadható. Ugyancsak ebből az adatbázisból lekérdezhetők a maradandó értékű iratokról a szükséges adatok, amelyeket azonnal átemelnek a levéltár fondjegyzékébe. A selejtezési jegyzék is könnyedén előállítható az adatbázisból. A szakszerű őrzés, a levéltárosok és a tapasztalt kezelők munkája mellett az adatbázis garantálja az ügyiratok pontos — 24 órán belüli — kikölcsönzését a kelé tkezte tőnek, az őrzési idők, valamint a selejtezési eljárások és a szövetségi levéltár számára történő végleges átadás határidejének figyelemben tartását. 10