Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - VISSZAEMLÉKEZÉS - Borsa Iván: Emlékezések : 60 év levéltárban / 233–266. o.

Borsa Iván: Emlékezések (60 év levéltárban) 25 3 azon. Elgondolásának lényege az volt, hogy egy iratképző működése során keletkezett irategyüttes a levéltári fond, több összetartozó vagy másképp rokon fondok együttese pedig a levéltár (levéltári fondcsoport). Ha pedig egy fond akár szervezeti vagy iratkezelési okból tagolódik, az ezek által kialakított egységek a levéltári állag-ok. (Ha lefelé még további tagolódás is volt, azok a sorozat elnevezést kapták.) Minden szekciónak, amelyeket az ábécé nagy betűivel jelölt, ilyen módon kellett iratanyagukat hierarchikusan tagolni és jegyzékbe foglalni. Ezeket a jegyzékeket maga nézte át, ellenőrizte és javította, igen ügyelve az összetartozásra és a szekciók határaira. Az így jóváhagyott szekciókban minden állagtalan levéltári fondot és minden állagot a szekció betűjével és 1-től kezdődő sorszámmal kellett ellátni. — Mindhárom szinten meg kellett adni az évkört és az iratanyag terjedelmét folyócentiméter pontossággal. Egy levéltár terjedelme a levéltári fondok terjedelmének összegével, egy fondé pedig állagai terjedelmének összegével egyenlő kell, hogy legyen. A levéltárak és az azokba nem tartozó fondok terjedelmének összege jelenti a szekció terjedelmét. A szekciók terjedelmének összege adja az Országos Levéltárét. — A jegyzékben a levéltárak címét és terjedelmét kétszer, a fondét egyszer kellett aláhúzni, az állagok esetében nem kellett aláhúzást alkalmazni. Ezt a rendszert kellett a Q- és az X-szekció esetében úgy átalakítanom, hogy a merően gyűjteményjellegű két szekció a rendszerbe illeszthető legyen. Mindkét szekció közös jellemzője, hogy nem lehet az egységek terjedelmét iratfolyóméterrel mérni, hanem az oklevelek mennyiségét a DL-számokkal, a mikrofilmek mennyiségét pedig az egyes levéltári fondok/állagok levéltári anyagáról készített mikrofilmfelvételek számával kell megadni, majd összesíteni. Ha nem a teljes fond/állag anyaga került filmre, úgy a fond/állag címe után -R. jelzés került. (A térkép- és tervtár a mai napig iratfolyócentiméterrel számol darabszám helyett pedig jellegüknél fogva nekik is fontosabb lenne a térképek darabszáma.) — A külföldön őrzött eredetiekről készült mikrofilmek esetében a hierarchia tetejére ki kellett írni az ország nevét, alája — ha volt — a szövetséges ország nevét, majd ez alá az őrző levéltári intézmény nevét is. — Az Országos Levéltár levéltári fondjaiból kiemelt oklevelek fondcímét szaggatott vonallal húztuk alá megkülönböztetésül az eredeti fond címének teljes aláhúzottságától. — Az elpusztult családi levéltárak egyedül filmen megmaradt okleveleinek fondcímét viszont teljes vonallal. Ez a megoldás jól vizsgázott akkor is, amikor elérkezett az ideje annak, hogy az Országos Levéltár fond- és állagjegyzéke számítógépre kerüljön. A reprográfiában utódom: Körmendy Lajos által némi számítástechnikai külső segítséggel kidolgozott szoftver a fihntár tagolódásából indult ki és ezt fejlesztette tovább úgy, hogy a fond- és állagjegyzékből és a hozzá tartozó kartotékos mutatóból olyan rendszer legyen, amely az ország teljes levéltári anyagát is egységes rendszerbe tudja foglalni. A Kritikai jegyzék Szentpétery Imre professzor, akadémikus, aki a budapesti tudományegyetem bölcsészeti karán a történeti segédtudományok tanszéket 1923 óta vezette, 1950-ben meghalt. A Magyar Tudományos Akadémia 1913-ban őt bízta meg, hogy készítse el Az Árpád-házi királyok okleveleinek kritikai jegyzékét. Az akkor ismert és elérhető oklevelek adatait összegyűjtötte és a Kritikai jegyzéket Szent Istvántól V. Istvánnal bezáróan 1923 és