Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
194 Forrásközlések hivatalba küldetnék, a politikaiak pedig az illető előadó irodájába a fennebb szintúgy kijelölt végre. Ez azért szükséges, mert az előadónak három hónaponként kötelessége a szakmájában tudósítás tételre várakozás miatt függőben levő tárgyakról jegyzéket készítetni s azt a főkormányszéknek megsürgetés végett beadni. A tárgyjegyzékek (scontro) ülésről-ülésre idő- és számrendben befüzetvén, s azután évnegyedenként beköttetvén az irodákban tartatnak, azért, hogy ha az előadó, az eligazított tárgyak miben állásáról bármikor valamit tudni kíván, azt kezeügyében kaphassa. Ezen tárgyjegyzékek léptek újabb időkben a hajdani „Terniok" helyébe. Hl. Szak." A Levélkiadó Hivatal (Officium Expediturae). Átmenvén a fogalomszaki kezelésen a beadványok, a törvénykezésiek j. könyvileg (per Protocollum), a közigazgatásiak (politikaiak) az előadók hivatali irodáiból egyenesen vitetnek a levélkiadó hivatalba a végre, hogy ott leíratván a fogalmazások, az irományok eredetiéi a levéltári hivatalnak adassanak át. A Levélkiadó-hivatal teendői: 1.) Napló-készítés; 2.) Rendelések leíratása (Expeditio Ordinationum); 3.) Összeolvasás; 4.) Aláírás; 5.) Megpecsétlés. 6.) A leiratot rendeléseknek postára küldése. 7.) A kormányszéki irományoknak a levéltárba átszolgáltatása. 1.) A Naplóba az előadott beadványok a tett intézkedésekkel együtt j. könyvi sorszám szerint beíratnak, följegyeztetvén azon nap is, melyen azok a Levélkiadó-hivatalba érkeztek, leíródtak és a levéltárba beadódtak. Áll a következő részekből: az 1.) első rovatban van a jegyzőkönyvi szám. 2.) a második ban a levélkiadó-hivatalhoz érkezés napja. 3.) a harmadik ban a beadvány tárgya. 4.) a negyedik ben a kiadás tárgya (Matéria Expeditionum). 5.) ötödik ben az előadás napja. 6.) hatodik ban a kibocsátás napja, t. i. mikor lön kiküldve a rendelés vagy megtéve a másféle intézkedés. 7.) hetedik ben a leírók nevei két rovat alatt, egyikben a ki leírta a fogalmazást, másikban a ki leírta a záratékokat. 8.) nvolczadik ban a levéltárban átküldés napja van följegyezve. Följegyeztetvén e szerint a Naplóba a beadvány, az Igazgató vagy segéde a beirandókat (expedienda) az előadatoktól (anteactum) külön választja, és egyiket egy, másikat más helyre teszi, az utósókat használat után minden följegyzés nélkül egyszerűen a levéltárba vissza küldvén. A leirandók rendbeszedetnek, s tudva levén, hogy melyikből, hány példánynak kell leíratni, mennyi záratéknak mellékeltetni? mind ezeket az igazgató külön papírra följegyzi és ugyanannyi körül vágott, s ahoz, a kinek vagy a hová a rendelet szól, illő ív papírossal együtt a leíró írnoknak átadja, a melléklendő eredetiek a tisztázás alatt külön helyre félre tétetvén. Az írnok teendője: Minden újonnan fölesküdt Írnoknak átadatik egy példányban ide fogott ..Minta-könyv" , melyből láthassa: minő főkormányi vagy elnöki rendeleteknél és kiadványoknál (Expeditiones), minő előzmények, czímek és megszólítások használandók ahoz képest, a kikhez, vagy a minő hivatalokhoz azok kibocsátatnak. Azonban az gyakran megérthető a fogalmazások czíméből vagy előzményekből is; minél fogva a kezei közt levő minta-ív utasításain kívül ezekre mindig tekintettel kell lenni. Ugyan is Némely rendeléseknél legelői balra fel szokott Íratni a j. könyvi és évszám, mi minden hová felírandó ily formán: „345 — 1861" utána szokott tétetni ezen előzményi forma: „Ö császári Apostoli kir. Felsége, Ausztria Császára, Erdély Nagy Fejedelme és Székelyek Ispánja, leg kegyelmesebb urunk nevében." Ezután a.) egy vagy két ujjnyi tér távolságra következik annak rangjához illő megszólítása, kihez a rendelet vagy kiadvány iratik, e szerint: „Méltóságos Gróf Főispán úr, kedves Atyánkfia!" b.) Ezután jő a fogalmazás szóról szóra — a kelés helye — és idejéig. Jakab Elek számismétlése. Valójában a IV. Szak.
