Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
186 Forrásközlések H. Rész A Kir. Főkormányszéki hivatali kezelés. (Manipulatio R. Gubernio-Dicasterialis.) A K. Főkormányszék hivatal-ágai: I. Elnöki iroda (Praesidium), II. Jegyzőkönyvi hivatal (Officium Protocolli Exhibitorum), Hl Fogalomszaki kezelés 82 és előadói tárgyalás (Manipulatio in Bureau Referentium, Referada, Relatio in Consiíio), IV. Kiadó hivatal (Officium Expediturae), V. Levéltári hivatal (Officium Registraturae seu Archivi). I. Szak. Főkormányzó — elnöki — irodai kezelés A Kormányzó-elnökhöz a beadványok érkeznek részint az udvartól vagy máshonnan postán, részint a kihallgatást nyert kérelmezőktől rövid úton, részint pedig jönek egyenesen a j. könyvi hivataltól nyílt alakban vagy pecsét alatt, s a szerint, amint oda beérkeztek, egy pléh ládában zár alatt, melynek egyik kulcsa az elnöki titkárnál, másik aj. könyvi hivatal igazgatójánál áll, viszik egyik helyről a másikra a főkormányi posták, hetenként egymást felváltólag. A Kormányzó hozzá beérkezett minden beadványokat felbont maga, vagy titkára által felbontatja, a fontosbakat napozza 83 (Praesentatio); az egyenesen személyéhez intézettek közül, a minők: a királyi leirat (Handbillet), főhivatalok vagy magas személyiségek megkeresései, közigazgatási tisztviselők elleni nevezetes panaszok sat. a legtitkosabbakat s közvetlenül maga által igazítandókat maga napozza, fogalmazást ír benne, tisztázza, bépecsétli s elküldi; továbbá a kevésbé fontosakat, mint szintén minden elnökileg intézendőket külön választ; az elsőket magánál tartja, a két utolsó pont alattiakat szintúgy átolvasván, titkárának mindenikre nézve szóval megmondja: melyikben, hová vagy kihez mint írjon, Elnökileg intéződjék-e el az ügy, vagy elnöki előterjesztés, közlemény alakjában tárgyalás végett a főkormányszékhez tétessék-e át? Ezek egybekötve, zár alatt az elnöki irodába küldetnek. Fia sürgősen tárgyalandó valamely beadvány, rá írja veres rajzónnal e szókat: sürgettetik . sürgős , legsürgősb — a tárgy sürgősségi fokozata szerint. A Titkár az elnöknél mindennap reggel megjelenik, s a naponta érkezett beadványokat a mondottak szerint átveszi; ha pedig időközben érkezik valamely sürgős darab, azt külön is elküldi a titkárhoz, vagy ha olyas, magához rendeli, s az iránti akaratját vele közli; ha nem sürgős, más napra marad s a többiekkel egyszerre igazítódik. Szintígy külön választtatván az egyenesen a főkormányszékhez intézett s az által tárgyalandó irományok, külön csomagba köttetnek, s záros pléh ládába téve átküldetnek a beadványok jegyzőkönyvi hivatalába. Az elnöki irodába érkezett darabokat kezéhez veszi a titkár, a közigazgatásiakat a törvénykezésiektől külön választja, az elnöktől titokban tartás feltételével rá bízottakat maga napozza, közigazgatási vagy törvénykezési j. könyvre 84 veszi, de csak néhány szóval, hogy a dolog az által elárulva ne legyen, a tárgymutatóba beírja, kivonatot és fogalmat 85 készít, tisztázza, vizsgálatra küldi, bépecsétli és elküldi; a többieket ellenben átadja a fogalmazónak, a ki azokat számozza, részint közigazgatási, részint törvénykezési j. könyvre veszi, tárgymutatóba igtatja, a szükséges előadatokat kikeresi, kivonatot, s ha sok a titkár dolga és a tárgy nem szerfelett fontos, fogalmat is készít, ellenkező esetben pedig fogalmazásra a titkárnak adja át; az udvartól jött elnöki leveleket, rendeleteket és kir. leiratokat egy a végre alkalmazott szép író egyén által az úgynevezett királyi könyvbe egész terjedelmökben beigtatja, 86 s azután zár alatt szintúgy a főkormányi beadványok j. könyvi fogalomszaki kezelés = fogalmazói, előadói iratkezelés napozza = az irat hivatalba érkezésének dátumát ráírja az iratra, más esetben az elintézés végső határidejét jelöli az iraton Itt: az iktatókönyvbe írásról van szó, amikor a beadvány tárgyát is röviden feltüntették fogalmat = fogalmazást, elintézési tervezetet A királytól érkezett leiratokat eszerint külön is bemásolták egy erre a célra rendszeresített könyvbe.
