Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
184 Forrásközlések (Jurisdictiones Civitatum et Comitatuum), felső és alsó ítélő székek (fora suprema et inferiora, Instantiae inferiores et superiores), legfelsőbb polgári , egyházi és katonai hatóságok (suprenium fórum Politicum, Ecclesiasticum et Militare), sőt maga a koronás fejedelem és királyi felség is (Princeps Majestas, Rex apostolicus). A köz hivatalok (officia publica) és hivatalbéliek (officiales) beadványai kelhetnek magán és közügyekben, felsőbb meghagyásból, alsóbb megtalálás 70 következtében vagy kötelességből folyólag, lehetnek pedig a.) Felterjesztések ( Representatio) b.) Jelentések (Relatio). c.) felvilágosító tudósítások (informatio). d.) Kinyomozási jelentések, jegyzökönyvek (Relationes et Protocolla Investigationis) e.) alsóbb bírósági ítéletek (sententiae). Ezen beadványok közül külön s részletesen is szükséges ismerni azokat, melyek közvetlenül a fejedelemtől (a Principe), vagy ugyancsak a fejedelemtől, s annak nevében, de az udvari korlátnokság 71 (cancellária) utján jőnek. Ezek között első a Fejedelmi irat (Handbillet, Litterae Principis Manuales), melyeknek nincs számuk, nem mennek át hivatalos tárgyaláson, egyedül az illetőhez vannak intézve s csak a Felség írja alá. Ezután következnek azok, melyek köznéven felsőbb határozatoknak (Decisiones altissimae) mondatnak, ilyenek: az udvari rendeletek (Decreta Regia), királyi leiratok (Rescripta Regia), királyi válaszok (Resolutiones Regiae), Korlátnoksági elnöki levelek (Litterae Aulico-Praesidiales), végre a Felség által megjegyzett kérvények (Libelli altissima manu signati). Szükséges továbbá ismerni a kérvények , jelentések és felterjesztések formáit, mint amelyek a közigazgatási hivataloknál általában, s a kir. Főkormányszéknél különösen is nagyon gyakran előfordulnak, sőt a hivatali ügyintézés mondhatni egyik, nevezetesebb 72 részét teszik. Kérvény a magán vagy erkölcsi egyéneknek, testületeknek magán dolgaikban vagy alárendelteik, vagy a gondviselésökre bizott intézetek ügyében az illető alsóbb vagy felsőbb hivatalhoz beadott irata. Kétféleképpen szoktak szerkesztetni. Némelyek azon magán vagy hivatalos egyénnek, alsóbb vagy felsőbb sőt legfelsőbb hivatalnak rangjához illő megszólítása után, melyhez a kérvény intézve van, azonnal magát a kérés tárgyát adják elő; azután következőleg sorolják elő indokaikat, s mindeniket mellékelt bizonyítványnyal (Documentum) támogatják. Mások a tényállást bocsátják előre, azután teszik a támogató bizonyítványokat, ezután ismét a kérés netalán szükséges indokait, s legutoljára adják elő a kérést. A bizonyítványok eredetiek legyenek-e vagy hiteles másolatok, Írottak vagy élő személyek előadásai-e, ezt a dolog természete s a bizonyítványok hozzáférhetősége mutatja meg. Mind a két mód helyes, s a tárgyak és czélok különbsége szerint akár az egyik, akár a másik használható; azonban mindkettőre nézve szükséges, hogy az előadás legyen rövid, világos, a kifejezések szabatosak, üres szóvirágoktól s oda nem tartozó dolgoktól és körülményektől menttek; ezek felhozásával az író és olvasó idejét és papírt vesztegetni s a kérés tárgyának felfogását nehezítni, nem helyes. A bizonyítványokat záraték 73 néven nevezzük (Acclusum) azért, hogy a beadványhoz szoktak csatoltatni, mintegy mellé záratni. Amikor az ily záratékok az egyén vagy hatóság által a közlőnek visszaküldetnek, vissza-záratéknak 74 (Reacclusum) neveztetnek. megtalálás = A magasabb szervezeti egység alá rendelt hivatal eljuttatja a felettes szervezeti egységhez a valamilyen ügyben keletkezett iratot, hogy az pl. foglaljon állást az ügyben, adjon tanácsot az alsóbb szintű szervezetnek stb. 71 korlátnokság = A hivatali nyelv magyarítása során keletkezett és a napi szóhasználatból már kikerült kifejezés. Jelentése: szabályok közé szorító, rendet tartó hivatal. Mai értelemben: szabályok, rendeletek kiadásával felruházott szervezet. 12 nevezetesebb = itt: többségben lévő 3 záraték = a hivatalhoz beadott iratokhoz csatolt mellékletek, igazolások (bizonyítványok) visszazáraték = a korábban az irat mellékletét képező igazolások stb. visszaküldése a beadónak
