Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.

D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás 179 (A táblázatban szereplő előadók száma csak következtetés az anyagból, a valóságban néhány fővel kevesebb vagy több is lehetett). Nagyon lényeges eleme Jakab elképzelésének a fogalmak tisztázására., megmagyarázására való törekvés, illetve az, hogy a fogalmakhoz kapcsolódó ügyintézésnek miért kell olyannak lennie, és miért kell úgy történnie, ahogy ő leírja. Megtudhatjuk — többek között — azt, hogy mi a fejedelmi irat, az udvari rendelet, a királyi leirat és válasz közötti különbség, és melyikre milyen formában és stílusban kell válaszolni. Tanácsokat ad arra vonatkozóan az előadóknak, írnokoknak, hogy hogyan nézzen ki a kérvény, a jelentés, a felterjesztés, milyen fajtái lehetnek ezeknek, és milyen formában kell kezelni az iratokat. A dolgozat II. részében sorra vette a főkormányszék minden egyes hivatalát és külön-külön — ahol szükséges, ott megismételve a már korábban elmondottakat — írja le a különböző beosztásokban dolgozók tennivalóit. Nem figyelt arra, hogy kinek mi a beosztása. Az elnök feladatait és kötelességeit éppenúgy ismerteti és megmagyarázza, mint pl. a pecsételő irodaiszolgáét. Külön választva foglalkozik a közigazgatási és a törvénykezési ügyek iratkezelésével is. A korábban együtt kezelt, de már több évtizede szétválasztott igazgatási és bírósági ügyek intézésére a Főkormányszéknél, úgy tűnik, hogy nem hoztak létre külön irodákat, hanem csak az irodákon belüli munkamegosztással választották szét a tennivalókat, és külön iktatták a két terület iratait. A levéltárba leadott iratokat külön helyezték el: a közigazgatási iratokat és a törvénykezési iratokat külön-külön bevezették az átvételi könyvekbe, és őrzési helyül is külön szobát jelöltek ki. A közigazgatási és a törvénykezési iratokat is palliumokban őrizték a korábbi fascicularis renddel szemben. A fasciculusokban történő őrzésnek már csak a nagyobb csomagokban látja jelentőségét Jakab. A dolgozatból azt is megtudjuk, hogy az iktató- és mutatókönyveken kívül még számos egyéb lajstrom is készült, elsősorban azért, hogy nyomon lehessen követni az ügyiratot, másrészt, hogy az előadóknál ne legyen sokáig egy-egy irat. A különféle ügyintéző irodák is csak aláírásukkal igazolt átvételi könyvben adhatták és vehették át egymástól az iratokat. Meghatározott rendje volt pl. annak, hogy az egyik irodából mennyi idő múlva kell — elintézve az ügyet — tovább adni az iratokat. A rendre, a központi szándék érvényesülésére jellemző, hogy az előadóknak kiadott ügyekről a kérdésben jártas vagy kevésbé gyakorlott előadó is csak fogalmazványokat készíthetett, amelyeket összegyűjtve hetente, vagy az ügy sürgősségétől függően akár naponta a hivatali igazgató jelenlétében megtárgyaltak, egyetértésre jutva továbbítottak az elnöki titkárnak, és ha az ügy kényes volta úgy kívánta, az elnöknek is, ellenőrzésre, illetve jóváhagyásra. Vitás esetben az elnök joga volt a végső döntés meghozása. Az így született határozat került a fogalmazók elé tisztázásra, majd az iktatási procedúra után kiadásra. Jakab Elek példák sorával teszi érthetőbbé a tennivalókat. Jellegzetes ügyeket vezet végig az egyes osztályok feladatkörén, feltüntetve külön-külön mindenki számára, akinek a kezébe kerülhet az irat, hogy mi az ő konkrét dolga. Precízségére jellemző, hogy még azt is meghatározza, hogy mekkora legyen a papír nagysága, milyen méretű papírra kell írni a tárgyjegyzéket, mekkora legyen a pallium. Gondolt azokra is, akik esetleg kételkedve fogadják javaslatait, megkérdőjelezik a hozott intézkedések értelmét, túlságosan bürokratikusnak, az ügyintézést lassítónak érez-