Levéltári Közlemények, 71. (2000)
Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.
178 Forrásközlések merve dönthetett úgy, hogy tankönyvszerűen írja meg a szükséges tudnivalókat. így született meg az ügykezelők, írnokok, iktatók és levéltárosok számára egy olyan munka, amely a magyar levéltáros szakirodalomban az első magyar oktatási segédanyagként is használható iratkezelési útmutató volt. Jeleztük már, hogy Jakab írása elkészítéséhez — ő maga írta (!) — felhasználta a korábbi ügykezelési szabályzatokat is, de biztosan állíthatjuk, hogy ezekre csak mint alapokra támaszkodott, és inkább arra figyelt, hogy ne kerüljön a hatásuk alá. Minden tekintetben önálló munkát készített. Stílusában is nagyon figyelt arra, hogy a különböző korú, felkészültségű és más-más tapasztalatokkal rendelkező kollegái is megértsék mondanivalóját. A 19. század utolsó harmadában ismert szakkifejezéseket (néhol a nyelvújításból megmaradt erőltetett és azóta már az élő nyelvből kikopott kifejezéseket) használta dolgozatában, de minden egyes szakkifejezés után zárójelben feltüntette — a régebbi, latin műveltséggel rendelkező beosztottakra is gondolva — a latin megfelelőjét is. Ha csak annyi erénye lenne a dolgozatnak, hogy összeállítható belőle a viszonylag még újkeletű hivatali nyelv magyar-latin szakszótára 53 , már az is nagy érdem lenne. De ennél messze több és értékesebb ez a dolgozat. Jakab Elek írása szerkezetében rendkívül világos, áttekinthető, de ugyanakkor csak a lényegre figyelő, feszes munka. Dolgozatát két részre osztotta. Az első részben a főkormányszék hatáskörét és a hivatali írásmódot tárgyalja, a második részben pedig, lépésről lépésre haladva az ismeretek átadásában, a főkormányszék szerkezeti felépítésének megfelelően ismerteti előbb általánosságban, majd gyakorlati példák sorozatával az egyes osztályok tennivalóit. (A II. rész Jakab kézírása szerint csak négy részre tagolódik, de tévedésből a III. szakaszt kétszer írta fel, így valójában öt szakaszra tagozódik a fejezet.) Ez a logikus szerkezeti felépítés tette lehetővé, hogy csaknem teljes egészében felrajzolhassuk a főkormányszék szerkezetét. 1861-ben, gr. Mikó Imre elnöksége idején az Erdélyi Kir. Főkormányszék — Jakab Elek írásából következtethetően — az alábbiak szerint építette ki hivatalát: Elnök Elnöki iroda Jegyzőkönyvi Előadói hivatal Levélkiadói Levéltári elnöki titkár - igazgató - igazgató - igazgató - igazgató elnöki - igazgatósegéd - fogalmazó - igazgatósegéd - aligazgató fogalmazó (aligazgató) gyakornok (aligazgató) - közigazgatási elnöki írnok - közigazgatási - közigazgatási - írnokok lajstromozó lajstromkönyvelőadók (3^ fő) (3 fó) vezető (3-4 fő) - pecsételő - törvénykezési - jegyzőkönyv- törvénykezési lajstromozó készítők előadók (2 fő) (lfő) (iktatók, 2 fő) - közigazgatási -jegyzősegéd tárgymutatókészítő (2 fő) - törvénykezési tárgymutató készítő (1 fő) - írnokok L. 2. sz. melléklet.
