Levéltári Közlemények, 65. (1994)

Levéltári Közlemények, 65. (1994) 1–2. - EMBER GYŐZŐ EMLÉKÉRE - Borsa Iván: Ember Győző, a levéltáros / 5–15. o.

10 Borsa Iván „levéltári egységeket" (mai megfogalmazásban: fondokat és állagokat) megállapítva azok sorszámát, címét, évkorét; egyes részeit; ezek mennyiségét és raktárbeli jelzetét (elhelyezését a megjelölt számú raktárban); az iratanyag rendszerét; az iratanyagban való kutatás lehetőségét és módját; esetleges egyéb észrevételeket; végül az iratanyaggal kapcsolatos, elvégzésre váró feladatokat. A legfontosabb cél az volt, hogy az anyagot gondozó levéltáros és utódai az alapleltár segítségével tájékozódjanak a gondjaikra bízott iratanyagban. Az 1950-ben megalakult Levéltárak Országos Központja felismerte, hogy az Országos Levéltár által készített alapleltárak — a belső használatra szánt adatok nélkül — más levéltárak és az érdeklődő kutatók számára is segítséget jelenthetnek, ezért elkészülésük rendjében — 1951 és 1957 között — sokszorosításban közzétette az Országos Levéltár alapleltárainak 12 kötetét, egyszersmind Ember Győző elgondolását, az alapleltározást valamennyi állami (volt törvényhatósági) levéltár számára feladatként írta elő. Amikor Ember Győző megkapta az Országos Levéltár teljes — akkor kb. 25 ezer iratfolyómétert kitevő — iratanyagáról készült több ezer levéltári egységről készített alapleltárlapokat, két lényeges következtetést vont le. Az egyik: a hatalmas iratanyag eddigi, bizonytalanul megállapított levéltári egységei megfelelő rendszerbe sorolandók az áttekinthetőség és az azonosíthatóság érdekében, a másik: az irat mennyiségének mérésére az alapleltárban alkalmazott csomó- és kötetszám helyett kifejezőbb mértékegység szükséges. Kézenfekvő volt, hogy az iratanyag rendszerezésének alapeleme az egy szerv működése során keletkezett iratanyag, a levéltári fond legyen. Az együvé tartozó fondok csoportját levéltár elnevezéssel illette. Az így kialakult és közös múltjuk alapján összetartozó levéltárakat és a levéltárakba nem sorolt fondokat szekció fogta össze. Ugyanakkor már a fond létrejötte során akár szervezeti, akár funkcionális vagy más alapon tagolódott fondok alegységei egységesen az állag elnevezést kapták. (Ha egy állag is tovább tagolódott, úgy ezek az egységek — ugyancsak egységesen — a sorozat megjelölést kapták, de ezek a kialakított nyilvántartási rendszerben már nem kaptak szerepet.) Ember Győző az Országos Levéltár teljes levéltári anyagát 1959. január l-jével 22 szekcióba osztotta be, s a szekciókat az ábécé nagy kezdőbetűivel jelölte. A , szekciókra tagolás nem azonos, hanem különböző: részben időrendi, részben területi, részben szervezettipológiai, részben anyagtipológiai alapon történt, a sokféle levéltári anyagot nem lehetett, illetve célszerűtlen lett volna csupán egyetlen szempont alapulvételével osztani részekrey Bár a szekcióba sorolás több alapon történt, meg kell jegyezni, hogy egy-egy szekcióba általában történetük alapján együvé tartozott vagy más történeti alapon összekerült levéltári egységek kerültek. Az egyes szekciókon belül a levéltárakat és a levéltárba nem tartozó fondokat, valamint fondon belül az állagokat — amennyiben jellegük megengedte — szervtipológiailag rendezte, majd az állomány 1959. január 1-jei állapota szerint az állagtalan fondokat és az állagos fondok állagait folyamatos sorszámmal látta el. így a 22 szekcióban a jelzett időpontban 5642 törzsegység (állagtalan fond és állag) volt, amelyeknek törzsszáma egy nagybetűből és egy sorszámból tevődött össze. Ez a nyilvántartási rendszer lezárt, már nem gyarapodó szekciók esetében — mint pl. a Magyar kancelláriai levéltár vagy a Helytartótanácsi levéltár — ideálisnak bizonyult, mert a szervtipológiai vagy más szekción belüli rendező elv alapján megállapított rend és a szekción belüli törzsszám egybeesett, és azóta sem, vagy csak igen kis mértékben változott. A folyamatosan gyarapodó szekciók — mint pl. a Családok, testületek és intézmények levéltárai vagy a Filmtár — esetében ez az előny hamar elenyészett. Ez a gyakorlatban azt jelentette, hogy a nem gyarapodó szekciókban az ugyancsak Ember Győző által rendszeresített fond- és állagkartoték, valamint a fondok és állagok könyve nélkülözhetővé, mondhatni fölöslegessé, a gyarapodó szekcióknál viszont hasznossá, sőt nélkülözhetetlenné vált.