Levéltári Közlemények, 60. (1989)

Levéltári Közlemények, 60. (1989) 2. - Ember Győző: Levéltári intézmények / 181–198. o.

188 Ember Győző A megszűnő vagy megszűnt levéltár olyan levéltári intézmény, amelynek működtetését fenntartója megszüntetni szándékozik, illetve már meg is szüntette. Az ilyen levéltári intézmény nem levéltári típus, bármilyen típusú levéltári intézmény megszüntethető. A megszűnő levéltári intézmény anyagáról a levéltár fenntartója köteles gondoskodni, eldönteni, hogy az anyag hová kerüljön. Ezt a döntést kijelölésnek nevezik. Magyarországon a törvényhatósági levéltárak államosításakor a levéltárfenntartó állam a városi levéltárakat, a főváros levéltárának kivételével, megszüntette, és őrzési helyükül az államinak elnevezett közös szervezetbe centralizált megyei levéltárakat jelölte ki. Amikor 1968-ban a centralizációt megszüntették és a megyei levéltárakat visszaállították, a beléjük olvasztott megszüntetett városi levéltárakat nem állították vissza. Az országban továbbra is csak egy városnak van levéltára: Budapestnek. Az egyes kisebb városokban szervezett új levéltári intézmények az illető megye fióklevéltárai lettek. A lezárult levéltárat nem szabad összetéveszteni a zárt levéltárral. A zárt levéltár olyan levéltártípus, olyanfajta levéltári intézmény, amelynek anyagát a levéltár fenntartója nem bocsátja a közönség rendelkezésére, amelyet nem nyit meg a kutatás előtt, amelyet a levéltár fenntartóján kívül mások csak kivételes esetekben, a levéltárfenntartó hozzá járulásával használhatnak. Lehet valamely levéltári intézmény anyagának csak bizonyos része zárt, ez a körülmény még nem teszi az illető levéltári intézményt zárt levéltárrá. Valamely szerv vagy személy a levéltári intézmény gyűjtőkörébe tartozó iratanyagának átadásakor kikötheti, hogy az átadott anyagot a levéltári intézmény meghatározott ideig zártan kezelje. A zárt levéltár anyagának hozzáférhetősége alapján különbözik más levéltártípusoktól. Ellentétpárja a nyílt levéltár. A nyílt levéltár olyan levéltártípus, olyanfajta levéltári intézmény, amelynek levéltári anyagát a levéltár fenntartója a közönség rendelkezésére bocsátja, amelyet megnyit a kutatás előtt. A nyílt levéltár levéltári anyagának lehetnek olyan részei, amelyeket a levéltár fenntartója zártnak nyilvánít. Ez a körülmény a levéltár nyílt jellegét nem változtatja meg. A nyílt levéltár levéltári anyagának hozzáférhetősége alapján különbözik más levéltártípusoktól. A magyarországi levéltári intézmények mind nyílt levéltárak, vannak azonban zárt részeik is. A nyílt levéltár ellentétpárja a zárt levéltár. Az illetékes levéltár — gyűjtőköri szervei vagy személyei vonatkozásában — az a levéltári intézmény, amely a kérdéses gyűjtőköri szervek vagy személyek levéltári anyagát, a levéltárba adási határidő elteltével, tőlük átvenni jogosult és köteles. A gyűjtőköri időhatár az az időpont, amelyen túli levéltári anyagot valamely lezárult levéltár általában már nem gyűjt. — Ezt az időpontot minden egyes lezárult levéltár esetében külön állapítják meg. — A Magyar Országos Levéltár gyűjtőköri időhatára pl. 1945. január 1. A gyűjtőköri időhatárt vagy határidőt illetékességi időhatárnak vagy határidőnek is nevezik. Az egyszerű levéltár olyan levéltártípus, olyanfajta levéltári intézmény, amely csupán egy szervnek vagy személynek a levéltári anyagát őrzi. Az ilyen levéltár gyűjtőköre alapján különbözik más levéltártípusoktól. Egyszerű levéltár pl. az irodai levéltár. Az egyszerű levéltár ritka levéltártípus, mert a levéltári intézmények rendszerint több szervnek vagy személynek az iratait őrzik. Egyszerű levéltárnak szokták mondani azt a levéltári egységet is, amely egyetlen szervnek vagy személynek a levéltári anyagát jelenti ugyan, de nem