Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

80 Ember OyÓző Az irattáraktól a levéltárak az iratanyagot olyan állapotban vették át, amilyenben az ügyintézés során keletkezett, abban a rendben (vagy rendetlenségben), amelybe jutott, azokkal a segédletekkel, amelyekre az ügyvitelnek szüksége volt. Nem tekintve a helynyerés céljából történőt, külön selejtezésre, rendezésre, segédletek készítésére csak az átvevő levéltárban került (vagy került volna) sor, ha a levéltárnak erre ideje ós embere volt. Gyakran azonban még raktárral sem rendelkezett az iratok megfelelő elhelyezésére. Az iratanyag rohamos növekedése azután arra kényszerítette mind az iratképző szerveket, mind pedig a levéltárakat, hogy megoldást keressenek és találjanak az iratkezelés ós azon belül az irattározás olyan módjára, amely az iratok használatát mindkettőjük számára egyszerűbbé, gyorsabbá és könynyebbó teszi. A megoldást az irattári tervekben találták meg. Ezek a tervek az iratkezelési szabályzatok körébe tartoznak. E szabályzatok közül, legalábbis a levéltárak szemszögéből tekintve, a legfontosabbnak minősíthetők. Az irattári tervekről, azok mibenlétéről, fajtájáról, készülésük mikéntjéről, a magyarországi gyakorlatot véve alapul, a korábbiakban volt szó. A szó azonban csak az iratképző szervekről és azok főhatóságairól esett. Az előbbiekről, mint amelyek az irattári terveket készítik, az utóbbiakról, mint amelyek jóváhagyják azokat. És ez nem véletlenül volt így. A magyarországi gyakorlatban a levéltárak szerepe az irattári tervek készítésében elsikkadt. Annál nagyobb szerephez jutottak a magyarországi gyakorlatban a levéltárak az irattárak felügyeletében, pontosabban a szakfelügyeletben. Sokkal nagyobb méretű lett ez a levéltári szakfelügyelet, mint amilyent az irattárak közvetlen vagy általános felettesei gyakoroltak. Levéltári intézményink ennek a szerepnek nem is tudtak mindenben megfelelni, a vele járó feladatnak maradéktalanul eleget tenni. Különösen alakult az irattárak helyzete Magyarországon, az irattári tervek viszonya egyrészt a levéltárakhoz, másrészt az irat képző szervekhez és azok feletteseihez. Éppen megfordítva, mint ahogyan pl. az Amerikai Egyesült Államokban. Az USA-ban az irattári terveket a kormányzat különböző ágazatai számára, felülről lefelé haladva készítik el. Először az országos hatóságoknak a terveit dolgozzák ki. A kidolgozás a Nemzeti Levéltár és az egyes országos hatóságok illetékes részlegeinek a feladata. A Levéltár részéről az iratértékelő és az iratkezelési, az országos hatóságok részéről az iratkezelési részlegek vesznek részt az olykor több hónapot is igénylő munkában. A legfontosabb szerep a Levéltár iratértékelő és iratkezelő részlegéé, amely azt állapítja meg, hogy az irattári tervben szereplő irategységek közül melyek rendelkeznek történeti forrásértékkel, mikor kerülnek levéltári őrizetbe. Az irategységek átmeneti forrásértékének és kiselejtezhetőségének időpontjának a meghatározását az iratkezelési részlegek végzik. Ez sem könnyű feladat. Az ilyen módon készülő irattári tervek jelentőségét mi sem bizonyítja jobban, mint az, hogy azokat az illető országos hatóság vezetője (pl. a miniszter) az Egyesült Államok levéltárosával (a Nemzeti Levéltár vezetőjével) közösen terjeszti jóváhagyásra a Kongresszus elé. A Kongresszus egy kéttagú bizottság (a szenátus és a képviselőház 1 — 1 tagja) meghallgatása után hozza meg a döntést. Az így elfogadott kormányzati ágazati irattári terv ezután az illető ágazat irattári típustervének minősül, amelynek mintájára kell az ágazathoz tar-