Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 79 Az iratkezelési ellenőrzés célja a levéltárak illetékességi körébe tartozó szervek és személyek írásbeli munkájának a segítése, javítása. Célja továbbá annak a biztosítása, hogy a levéltári, azaz történeti értékű iratanyag megmaradjon, hogy rendezetten és selejtezetten kerüljön levéltári őrizetbe. A levéltári intézmények iratkezelési ellenőrzési tervet készítenek arra vonatkozólag, hogy az illetékességi körükbe tartozó iratképző szervek és személyek írásbeli munkáját miként ellenőrizzék. Az iratkezelés ellenőrzését végző levéltári dolgozók kiszállásaik alkalmával feljegyzést készítenek arról, hogy az illetékességi köri szervek és személyek iratkezelésének ellenőrzése során mit tapasztaltak, és hogy a munka segítése, javítása érdekében mit tettek. Ezt a feljegyzést iratkezelési ellenőrzési jegyzőkönyvnek nevezik. Magyarországon a levéltárak az iratkezelésnek csak egyik részét, az iratselejtezést ellenőrzik, ehhez készítenek tervet, erről vesznek fel jegyzőkönyvet. Általában rendelkeznek azzal a joggal, hogy az iratképzők által végzett iratselejtezést jóváhagyják, és a kiselejtezésre az engedélyt megadják. Az iratselejtezés ellenőrzésének a megtervezésénél a levéltárak feladata, hogy elkészítsék az illetékességi körükbe mind a múltban tartozott, főleg pedig a jelenben tartozó szerveknek a jegyzékét, és megállapítsák, hogy közülük melyek azok, amelyeknek iratanyaga nem levéltári, azaz történeti értékkel nem rendelkezik, és amikor már az iratképző számára is értéktelenné válik, teljes egészében kiselejtezhető. E jegyzéket illetékességi szervjegyzéknek nevezhetjük. A teljes egészükben kiselejtezhető irattárak megállapítása nagy gondot igényel, de nagy könnyebbséget is jelent. Az ilyen szervek selejtezésének az ellenőrzésével foglalkozniuk nem kell. Ez azonban nem mentesíti őket az alól, hogy ezek iratkezelésének egyéb részeivel törődjenek. * A levéltárak szerepe az irattárak és általában az iratkezelés ellenőrzésében és egyben segítésében Magyarországon csak a második világháború után kezdődött, vagy kellett volna, hogy kezdődjék, más országok, elsősorban a Szovjetunió és az Amerikai Egyesült Államok gyakorlatának a hatására, a levéltárak és az irattárak közötti szorosabb kapcsolat kialakulása révén. Korábban a levéltárak mindaddig nem törődtek azzal, hogy mi történik az irattárakban őrzött iratokkal, amíg ezeknek az iratoknak meghatározott részét, amely levéltáréretté vált, át nem kellett venniök a maguk őrizetébe. Levéltárérettnek általában keletkezésük után 32 évvel tekintették az iratokat, amikor jogi bizonyító erejüket nagyrészt már elvesztették, és így az iratképző szerveknek nem volt szüksége rájuk. Nem volt szüksége a történetírásnak sem, amely azt a nézetet vallotta, hogy az egész közeli múlttal tárgyilagosan foglalkozni még nem lehet. Ezt a nézetet a marxista történetírás elvetette, és már a legfiatalabb iratokat is levéltárakban kívánta használni. A 32 éves átvételi határidőt, az anyagátadási, illetve -átvételi kötelezettséget azonban sem az iratképző szervek, sem a levéltári intézmények nem vették szigorúan. Az 1867. évi kiegyezéskor alakult minisztériumok iratanyagából pl. 1944-ben alig valami volt a Magyar Országos Levéltárban, és 1945 után a Levéltár ablakaiból néztük, ahogyan a Pénzügyminisztérium várbeli irattárából az iratokat zúzdába vitték, mert az országnak papírosra volt szüksége.