Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

78 Ember Győző Irattári személyzet Az irattári anyagot őrző és gondozó személyeknek két kategóriáját különböztetjük meg: az irattárost és az iratkezelőt. Az irattáros az a meghatározott képzettségű személy, akinek feladata valamely iratképző irattári részlegének a vezetése és nagyobb felkészültséget igénylő munkáinak a végzése. Az iratkezelő vagy irattári kezelő az a meghatározott képzettségű személy, akinek feladata a kisebb felkészültséget igénylő irattári munkák végzése. Gyakori az az eset, hogy egy irattárban minden munkát egyetlen személy, az irattáros vagy az iratkezelő végez. A magyar levéltári jogszabályok szerint az állami szerveknél irattáros csak középiskolai érettségivel és irattárosi képesítéssel rendelkező személy lehet. Az irattárosi képesítést arra kijelölt iskolában vagy más intézményekben lehet megszerezni. A képesítés megszerzésének két módja van: a képzés és a továbbképzés. Képzéssel a jövő irattáfosait készítik fel. Továbbképzéssel a már működő irattárosok felkészültségét fokozzák. Irattári felügyelet • Az irattárak működésének eredményessége csak úgy biztosítható, ha megfelelő felügyelet alatt állanak. Az irattári felügyelet az irattár munkájának felsőbb szervek vagy személyek részéről történő irányítása és ellenőrzése. Az irattári felügyelet tehát kétrészű, irányítást és ellenőrzést jelent. Jellegét tekintve ugyancsak kettős az irattári felügyelet: közvetlen és szakfelügyelet. A közvetlen irattári felügyeletet az irattár közvetlen felettesei gyakorolják, elsősorban a kérdéses iratképző szerv vezetője, illetve a kérdéses iratképző személy, felsőbb szinten pedig ezek közvetlen felettesei. Az irattári szakfelügyeletet azok a szervek vagy személyek gyakorolják, amelyek, illetve akik erre szakmai felkészültségük alapján jogszabályilag illetékesek. Az irattári szakfelügyelet országos főhatósága Magyarországon a Művelődésügyi Minisztérium. Az első fokú irattári szakfelügyeletet Magyarország egyes szerveinek az irattáraiban a Művelődésügyi Minisztérium megbízásából a gyűjtőkörileg illetékes levéltárak gyakorolják. Az irattárak nem művelődési, hanem igazgatási intézmények. A Művelődési Minisztérium csak azért lett az irattárak — és egyben a levéltárak — országos szakfelügyeleti főhatósága, mert az irattári munkához egyedül értő levéltári intézmények ennek a minisztériumnak az országos főhatósága alá tartoznak. Az irattári felügyelet nem korlátozódik az irattárak felügyeletére, hanem kiterjed az iratképző szervek és személyek egész írásbeli munkájára, egész munkájuk írásbeli vonatkozású részeire. Ebben a tágabb értelmezésben iratkezelési ellenőrzésnek nevezzük. Az irattári felügyelet szűkebb területe az iratkezelési ellenőrzésnek. Magyarországon az egész iratkezelési ellenőrzést a levéltári intézmények gyakoroljak az illetékességi körükbe tartozó iratképzők fölött.