Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 11 Első helyen közülük az irattári tervet kell említeni, amely nemcsak selejtezési tervként, hanem segédletként is használható. Szintjét a rendszerezés és a selejtezés tervezett szintje határozza meg. Ez rendszerint a közép szintű irattári tételek szintje. Az irattári ügyiratjegyzék (a tételek ügyiratjegyzéke) az egyes irattári tételekhez egy-egy évben tartozó iktatószámokat, azaz ügyiratdarabokat tünteti fel növekvő számrendben. Azoknál az iktatószámoknál, amelyek egyben nem alapszámok, az alapszámot is megadja, amelyhez tartoznak. Az irattári ügyiratpallium a nagyobb számú ügyiratdarabból álló ügyiratok összefogó borítólapja, amelyen a kérdéses ügyirat irattári jelzetén kívül a hozzá tartozó ügyiratdarabok irattári jelzetét, (iktatószámát) is feltüntetik. A palliumban az ügyiratdarabokat növekvő számrendben helyezik el. Irattári mutatónak az iktatókönyvi mutatót szokták nevezni. Ha kartoték formában készült, irattári kartotéknak hívják. Az irattári raktári jegyzékek megfelelnek a levéltáriaknak. Irattári kutatás Az irattári anyagban, mielőtt még levéltári őrizetbe került, kutatni is szoktak, de sokkal ritkábban, mint a levéltáriban. Az irattári kutatás annak a megállapítására történik, hogy az irattárban őrzött iratokban bizonyos ügyre vagy tárgyra vonatkozó adatok vannak-e. Erre a megállapításra szüksége lehet egyrészt magának az iratképző szervnek vagy személynek, másrészt más szerveknek vagy személyeknek. Ennek megfelelően az irattári kutatás vagy belső, vagy külső cél érdekében történik. Azt, hogy a keresett adatok az irattári anyagban megvannak-e, mind a belső, mindpedig a külső célzatú kutatásnál rendszerint maga az irattár állapítja meg. A belső célzatú kutatás esetében a keresett adatokra az iratképző valamely ügyének elintézéséhez van szükség. Az ügyintézőnek a kérdéses iratokat az irattárból az ügy előadóívén kell kérnie. Az irattár a kért iratokat az előadóíven csatolja vagy szereli. Az ügy elintézése után a csatolt iratok visszakerülnek eredeti helyükre, a szereltek az ügy előadóíve mellett maradnak. A külső célzatú kutatás esetén az irattár a kért iratokat a kutató részére a levéltári anyag kutatásának szabályai szerint rendelkezésére bocsátja. Kivételes esetben az irattári anyagot ki is lehet kölcsönözni. A kölcsönzésnél a levéltári kölcsönzés szabályai az irányadók. Irattár-átadás Az irattári anyag ama részét, amely történeti értékű, és amelyre az iratképzőnek ügyvitele érdekében szüksége már nincsen, az illetékes levéltári intézménynek kell átadni. Ezt levéltárba adásnak vagy helyezésnek nevezik. A levéltári őrizetbe kerülő irattári anyagot irattári átadási (vagy anyagátadási) jegyzék kíséretében adják, illetve veszik át. Ez a jegyzék rendszerint egyszerű raktári jegyzék, amely az átadott legkisebb raktári egységek raktári jelzeteit tünteti fel.