Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

74 Ember Győző • Az irattárolási eszközök között van néhány olyan, amelyet szinte kizárólag csak az irattárakban használnak, a levéltárakban csak ritkán. Ezekről itten szólok. Az iratrendezőben az egymásra fektetett iratokat fémszerkezet fogj a öszsze három kartonlap (két felső- és egy hátlap) közé, olyan módon, hogy a szerkezet az iratok azonos helyén nyitott két lyukon halad keresztül. Az így három kartonlap közé fogott iratokat elől nyitott karton tokba csúsztatják, olyan módon, hogy a tok nyílását a becsúsztatott kartonhátlap zárja le. A tokot az irattároló polcon alsó éllapjára állítva úgy helyezik el, hogy a toknak a becsúsztatott kartonhátlappal bezárt nyílása kifelé néz. Az iratok tehát az iratrendezőben polcon állnak. Az iratrendezőben levő iratanyag egy raktári egységnek felel meg. Az iratrendező raktári jelzetét, valamint esetleg a benne elhelyezett iratok irattári jelzetét, a tok nyílását lezáró becsúsztatott karton kifelé néző hátlapjára szokták írni. Az iratrendezőt irattartónak is hívják. Egy másik sajátosan irattári tárolóeszköz az iratgyűjtő. Három behajtható oldallappal ellátott kétlapos kartonív, amelybe az iratokat anélkül helyezik el, hogy valami egyéb eszköz is összefogná őket. Az iratdosszié csak annyiban különbözik az iratgyűjtőtől, hogy keményebb papírból készül. Az iratrendezőhöz hasonlóan az iratdosszié is lehet raktári egység. Amennyiben az irattári tárolás eszközei raktári egységek, kialakításuknál arra kell törekedni, hogy beléjük teljes irattári egységek kerüljenek, hogy egy irattári egység lehetőleg ne kerüljön több raktári egységbe. Az irattári tárolás sajátos eszköze az iratborító lap, amelyet általában palliumnak neveznek. Két részre összehajlított papírív, amelynek részei közé iratokat helyeznek el. A keményebb, vastagabb papírból készült iratborító lapot iratmappának nevezik. Sem a palliumot, sem a mappát nem használják raktári egységek kialakítására. A nagyalakú térképek tárolására használt, mappáknak mondott őrzési eszközök tulajdonképpen dossziéknak tekinthetők, és így minősülnek raktári egységeknek. Irattári selejtezés Az iratképző szerveknél és személyeknél működésük során egyre több olyan irat keletkezik, amely rendeltetése szerint hozzájuk tartozik, az ő irataik között, irattárukban van a helyük. Irattáruk azonban egy idő múlva megtelik, helyet kell biztosítaniuk. Legegyszerűbb megoldásnak az kínálkozik, hogy azokat az iratokat, amelyekre szükségük már nincsen, eltávolítják, kiselejtezik. A kiselejtezés a selejtezés egyik része, másik részét átselejtezésnek nevezhetjük. Az irattári átselejtezés az az eljárás, amelynek során az irattári anyagnak azt a részét, amelyre az iratképző szervnek vagy személynek saját működéséhez szüksége már nincsen, és amelyre valamely levéltári intézmény sem tart igényt, az anyag többi részétől elkülönítik. Az ilyen módon elkülönített irattári anyagot irattári selejtnek nevezik.