Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 75 Az irattári selejtnek hulladékként történő értékesítése, papírzúzdába juttatása, vagy bármilyen más módon való megsemmisítése az irattári kiselejtezés. A kiselejtezés után megmaradó irattári anyagnak átselejtezett irattári anyag, a megsemmisítésre kerülőnek pedig kiselejtezett irattári anyag a neve. Az irattári selejtezés az iratok értéke alapján történik, irattári értékelésnek is nevezhetjük. A selejtezés szempontjából az irattári iratoknak három értékkategóriáját különböztethetjük meg: értéktelen, időleges értékű és végleges értékű. Az értéktelen irattal az iratképző szerv vagy személy érdemben nem is foglalkozik, az ilyen irat iktatásra és irattárba nem kerül. Az időleges értékű iratra az iratképzőnek csak meghatározott ideig van szüksége, amelynek elteltével az iratot kiselejtezi. A végleges értékű iratra az iratképzőnek szintén csak meghatározott ideig van szüksége, amelynek elteltével az irat levéltári őrizetbe kerül. Az irattári iratok selejtezését tervszerűen ajánlatos elvégezni, irattári selejtezési terv alapján, amely a selejtezésre kerülő iratok jegyzéke. Az irattári selejtezési tervet másképpen készítették, amikor irattári tervek még nem voltak, és másképpen készülnek, amióra irattári tervek már vannak. Az előbbi esetben akkor készültek, amikor az anyag már irattári őrizetben volt, az utóbbiban, amikor az anyag még létre sem jött. Mindkét esetben először is el kellett dönteni, hogy a selejtezés milyen irattári szinten történjék, hogy melyek legyenek azok a legkisebb irattári egységek, amelyeket a selejtezésnél figyelembe kell venni. Nyilvánvaló ugyanis, hogy a selejtező nem állapíthatja meg minden egyes iratról, ügyiratdarabról és ügyiratról, hogy milyen az értéke. A selejtezést legcélszerűbb a legkisebb közép szintű irattári egységeknek, az irattári tételeknek a szintjén elvégezni. Az irattári tervek bevezetése előtt a selejtezési tervek többféle módon készültek. Az egyik azt tüntette fel, hogy az anyagnak a választott szinten milyen egységei minősülnek selejtnek, kerülnek kiselejtezésre. A másik azt, hogy az anyagnak milyen egységei véglegas értékűek. A harmadik az egész anyagra kiterjedve tartalmazta ezt a kimutatást. Voltak olyan irattári selejtezési tervek is, amelyek nem igazodtak a selejtezésre kerülő anyagnak a rendszeréhez, a szerkezetéhez, hanem attól függetlenül határozták meg, hogy milyen tárgyú ügyeknek, milyen ügyköröknek az iratait lehet, vagy nem lehet kiselejtezni. Az ilyen selejtezési terveket selejtezési ügykörjegyzékeknek is nevezték. Az ilyenek alapján végzett selejtezések sok munkát igényeltek, és megbízhatóságuk nagy mértékben függött a selejtezést végző személyek egyéni adottságaitól. A modern selejtezési tervek készítésénél két fő szempont érvényesül. Az egyik az, hogy a selejtezés ne igényeljen sok időt. A másik pedig az, hogy a selejtezés automatikusan, a selejtező személy egyéni adottságaitól függetlenül történjék. E két fő szempont érvényesítése érdekében a selejtezési tervek készítéséhez az irattári terveket használják fel. Az irattári terveket úgy készítik, hogy azok selejtezési tervek is legyenek. Az irattár rendszerét, szerkezetét, amelyet az irattári terv tükröz, úgy határozzák meg, hogy a levéltári értékű, azaz ki nem selejtezhető iratok rendszerbelileg elkülönüljenek a levéltári értékkel nem rendelkező, azaz kiselejtezhető, külön irattári egységekbe sorolt iratoktól.