Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

Az irattár 73 röviden fejezzük ki, sok, vagy kevés időt fordítunk arra, hogy az irattári jelzetet az egyes iratokra rávezessük. Annak érdekében, hogy az irattári jelzetelés minél egyszerűbben, gyorsabban és pontosabban történjék, az irattári jelzet egyes részeit — egészen vagy részben — különböző technikai eljárással — pl. nyomtatással vagy kézi bélyegzéssel — előre rávezetik az egyes iratokra. Ezzel elérhető, hogy a jelzetelésnél a jelzetnek csak az előre ki nem töltött részeit kell megállapítani és az iratokra vezetni. Az irattári jelzetelés alapkövetelménye, hogy olyan hamar megtörténjék, amikor csak lehetséges. Az irattári jelzetelés az ügymenetnek nem ugyanabban a fázisában, hanem különböző fázisaiban történik. Ilyen fázisok elsősorban az iktatás, a szignálás és az irattárba helyezés. Irattári tárolás Az irattári anyag rendezéséhez az anyag belső, szervezeti tagolásához, részekre bontásához és a részek csoportosításához, hozzátartozik az anyag külső, tárolási tagolása, amely ugyancsak az anyag részekre bontásával és a részek csoportosításával jár együtt. Az irattári anyag rendezésének ezt a részét vagy területét irattári tárolásnak vagy raktározásnak nevezzük. Az irattári anyagot gondozó személyeknek vagy szerveknek két egymással szorosan összefüggő feladata van: egyrészt az anyagnak minél biztonságosabb megőrzése, másrészt minél könnyebben használhatóvá tétele. Ezt a kettős feladatot szolgálja az irattári rendezés két összefonódó területe. A belső vagy szervezeti tagolás elsődlegesen a minél könnyebb használatot, a külső vagy tárolási (raktári) tagolás a minél biztosabb megőrzést. Az irattári anyag kettős: belső és külső rendezését a legtanácsosabb együtt elvégezni. Ez azonban csak akkor lehetséges, ha a rendezés az anyag keletkezésével egy időben történik, a keletkezést megelőzően készített irattári terv alapján. Ha az egyidejű rendezés nem lehetséges, először a belső vagy szervezeti rendezést kell elvégezni, a külső vagy tárolási rendezést csak annak megtörténte után. Az irattári anyag külső rendezése, azaz részekre tagolása és a részek csoportosítása során ugyanúgy irattári egységek keletkeznek, mint a belső vagy szerkezeti rendezésnél vagy tagolódásnál. Ezeknek az egységeknek több fajtáját különböztetjük meg. A legtöbbet közülük Összefoglalóan raktári egységnek nevezzük. Ezek azonosak a levéltári anyag raktári egységeivel, amelyekkel a levéltári rendezéssel kapcsolatban foglalkozunk, itt nem tárgyaljuk őket. Csupán azt jegyezzük meg, hogy mind a levéltári, mind az irattári raktári egységet az határozza meg, hogy különálló, nincs egybevonva egy másik raktári egység részeivel. Egy raktári polcon egymás mellett álló füzetek vagy kötetek különállóak, tehát raktári egységeknek minősülnek. Ha azonban egy dobozba helyezzük őket, különállásukat elveszítik, a doboz lesz a különálló raktári egység, amelynek a beléje helyezett füzetek vagy kötetek csupán részei, raktári egységeknek csak együttesen, mint a doboz tartalma minősülnek. A raktári egységeket, mind az irat-, mind pedig a levéltárakban, általában azokról az eszközökről szokták elnevezni, amelyekben vagy amelyeken az iratanyagot tárolják, megőrzik.