Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Böőr László: A Nagykőrösi Fióklevéltár : gondolatok a fióklevéltárak működéséről / 45–53. o.

A Nagykőrösi FióklevéUár 49 szabályzatát. Ebben rögzítették, hogy a fióklevéltárak a megyei levéltár szervezeti egységei, az egységes levéltáron belül osztályokként működnek. A fióklevéltárak feladataikat a helyi vezető (fióklevéltár-igazgató vagy osztályvezető) által összeállított éves munkaterv alapján végzik. A munkatervet a megyei levéltár igazgatója által meghatározott levéltári feladatok és az esetlegesen felmerülő helyi sajátosságok figyelembe vételével kell összeállítani. A fióklevéltár vezetője felelős a munkaterv végrehajtásáért, annak teljesítéséről beszámolót készít. Ez az éves munkaterv és beszámoló a megyei levéltár munkatervének és beszámolójának szerves része, a konkrét feladatok azonban az adatszolgáltatási részben elkülönítve szerepelnek. A fióklevéltár vezetője az igazgató személyes képviselője, közvetlenül csak az igazgató utasításait hajtja végre, neki tartozik beszámolással. Személyi ügyekben javaslatot tesz, külföldieknek kutatási engedélyt nem ad ki, egyébként a fióklevéltár működésének valamennyi területéért felelős, azt önállóan irányítja és végzi. A fióklevéltárak önálló költségvetéssel nem rendelkeznek, a működésükhöz szükséges összeget a megyei levéltár költségvetése tartalmazza. Átutalási joga csak a megyei levéltárnak van, a fióklevéltárak kisebb működési kiadásaikra havonta ellátmányt kapnak. Kétségtelen, hogy a fióklevéltárak létrehozásánál alapvető cél a területi illetékességre vonatkozó levéltári anyag megfelelő védelme volt. A nagykőrösi fióklevéltár ezt a feladatát teljesítette: működése óta 1350 fm levéltári anyagot vett át közvetlenül az irattermelő szervektől. Ezzel elértük, hogy a tudomásunkra jutott, illetve felderített levéltári iratokat maradéktalanul átvettük. A nagykőrösi fióklevéltár polcait azonban nemcsak az illetékességi területére vonatkozó iratok töltik meg. Figyelembe véve azt a tényt, hogy a fióklevéltár lehetőségei kedvezőbbek a rendezés területén — mely tényt a későbbiekben bővebben támasztjuk alá —, az eredetileg a központhoz tartozó irategyütteseket is őrzünk. Meggyőződésünk, hogy a fióklevéltáraknak — éppen különös helyzetük miatt — vállalniuk kell nagy terjedelmű vagy sok munkát igénylő, ugyanakkor viszonylag kevésbé kutatott irategyüttesek tartós tárolását is. Az egységes kezelés biztosítása céljából Nagykőrösön őrizzük a megye összes szocialista kori szövetkezetének levéltárba került iratanyagát (XXX fondcsoport). Ez esetünkben mintegy 1000 — állandóan változó, gyarapodó szerv iratainak naprakész rendezését és nyilvántartását jelenti. A fióklevéltárba került a különböző okok miatt napjainkban alig kutatott, nagy terjedelmű megyei árvaszék több száz folyóméternyi iratanyaga. Itt a fióklevéltárak munkatársaira vár a több évre, évtizedre kiterjedő selejtezés végrehajtása, és a levéltári kutatást jobban elősegítő tematikus feltáró munka elvégzése. így került fokozatosan — igaz, csak a rendezés időtartamára — az osztály munkatársai kezébe a rendkívül munkaigényes rendezést —és ehhez magas szintű felkészülést — igénylő ráckevei uradalmi, latin és német nyelvű limbus-anyag. Véleményünk szerint, ha a fióklevéltárak az ilyen jellegű munkákat „átveszik" a központoktól, ezzel lehetőséget adnak a megyei központi szervek olyan anyagának az átvételére, amelyet egyébként férőhely hiányában nem tudnának átvenni. Ugyanakkor ezek az irategyüttesek képezik a legtöbb kutatás alapját, és így lehetővé válik a nagyobb kutató forgalmat lebonyolító központi kutatóterem jobb kihasználása. Minden levéltár jó működésének alapja az iratok megfelelő szintű rendezettsége, valamint a biztonságos őrzést és a tudományos kutatást egyaránt elősegítő nyilvántartások készítése. A nagykőrösi fióklevéltárban a rendezést