Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Körmendy Lajos: A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere / 141–146. o.

144 Körmendy Lajos járhatóbb út az, ha az intézmény által egyéb célokra is használt komputert alkalmazzák. Nem. is kell minden áron erőltetni a teljes visszakeresési rendszer gépesítését. Az állagkartonokat feltétlenül érdemes első lépesként gépre vinni, mivel ezek állandóan változnak (feltételezzük, hogy egy növekvő gyűjteményről van szó), majd a legfontosabb kutatási szempont szerint elkészített tematikus segédletek, indexek következhetnek. Ami áll az intézmény levéltári anyagára, az általában fokozottan érvényes a másolatgyűjteményre. Közismert, hogy a levéltári anyag számítógépes adatfeldolgozása azért nehezebb az átlagosnál, mert az iratok adatai heterogének, nagyon nehezen szabványosíthatok. A másolatgyűjtemények — kivéve, ha a gyűjtés szűk tematika alapján történik, vagy ha kizárólag a saját anyagra korlátozódnak —, amint arról már volt szó az előbbiekben, még változatosabbak, így a gépesítésük még szigorúbb szabványosítást követel. A gépi adatfeldolgozásnál két kategóriát kell megkülönböztetnünk. Természetesen mindkettőnél a számítógépbe tápláljuk a megfelelő adatokat, a különbség a visszakeresésnél van. Az egyszerűbbnek nevezhető megoldásnál a komputer megmondja, hogy a keresett irat, irategyüttes hol található, mi a jelzete, a kívánt felvétel(ek) kikeresése viszont már hagyományosan, manuálisan történik. Ilyen adatgépesítésnél a meglevő gyűjtemény technikai átalakítás nélkül felhasználható, változás — igaz, ez jelentős változás — csak annyiban van, hogy a másolat raktári jelzetét és esetleg a felvételszámot ezentúl a gép adja meg. A fejlettebb, az ún. CAR rendszernél (Computer Assisted Retrieval System számítógéppel segített visszakereső rendszer) a kérdéses felvételek (csak mikrofilmek jöhetnek szóba) kikeresést is a számítógép, pontosabban a vele összekötött olvasógép végzi. A technikai feltételek itt szigorúak, csak speciális kamerával készített filmek vonhatók be a rendszerbe. A fel vevőgépnek egyrészt impulzusokat kell adnia a vele összeköttetésben levő számítógépnek, amit az megért és regisztrál, másrészt olyan jeleket kell fényképeznie a filmre, amelyek segítségével, „számlálásával" az automatikus visszakeresés során a gép megtalálja a keresett felvételt. Ezek a jelek, az ún. blipek (pontok) a felvétel alsó részére vannak exponálva, és eltérő nagyságuk eltérő adatszintet képvisel. Pl. a legkisebb méretű pont minden lap-felvétel alatt megtalálható, tehát ezt a szintet reprezentálja. A közepes nagyságú pontok csak ügyiratok kezdő felvétele alatt láthatók, míg a legnagyobb méretű pontokat az iratcsomók első felvételeinél fényképezték a filmre, tehát ezt a szintet jelzik. A raktári visszakereső rendszer A raktári visszakereső rendszer tulajdonképpen a levéltárinak a része. Az egyes másolatokat (filmtekercs, filmlap, nagyítás stb.) azonosító jellel, számmal kell ellátni; a levéltári visszakereső rendszer segítségével történt azonosítás után a kutatónak ezt a jelet, számot kell a kérőlapra kiírnia, ha a reprodukciót tanulmányozni kívánja. Ez alapján lehet ugyanis a kérdéses másolatokat a raktárban megtalálni. A raktári azonosító rendszer többféle lehet: — Külön jelzet nélküli másolatok. Ez akkor fordul elő, amikor a filmdobozokra csak egyszerűen ráírják az eredeti jelzetet, és a filmeket ezek alapján azonosítják olymódon, hogy az eredeti iratok segédletében (pl. repertó-