Levéltári Közlemények, 58. (1987)
Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Körmendy Lajos: A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere / 141–146. o.
A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere 145 riumban) jelzik, hogy mely iratokról áll rendelkezésre film (pl. a filmezett csomók mellé ,,F" betűt írnak). Meglehetősen egyszerű rendszer, ezzel ellentétben viszont alkalmazásának szigorú feltételei vannak. Először is a filmek őrzési rendjének pontosan egyeznie kell az eredeti iratok rendjével. (Ez azt jelenti, hogy gyarapodás esetén, ha nem a sorozat végére kerül az új film, át kell rendezni a kollekciót.) Másrészt nem lehet szelektív filmezést végezni, mert az azonnal zavart okozna. Harmadrészt egy-egy filmtekercsnek lehetőleg azonosnak kell lennie a segédletben szereplő kisebb levéltári (pl. sorozat vagy tétel) vagy őrzési egységgel (pl. csomó), különben az azonosítás nagyon megnehezül. Mindezekből kiderül, hogy nagyon rugalmatlan rendszerről van szó, alkalmazása legfeljebb kis biztonsági gyűjteményeknél elfogadható. — Sorozatjellel ellátott másolatok. Ez a jel lehet betű-szám vagy számszám kombináció. Az egyes sorozat jelek azonos típusú iratokat képviselnek, így pl. az „0" 1-n jelű filmtekercsek bírósági iratokat tartalmaznak, vagy a ,,W" 1-n sorozatszámú filmek ausztriai levéltári anyagról készült másolatokat takarnak. Bár kétségtelenül segíti a tájékozódást az ilyen rendszer, több hátránya van, mint előnye, elsősorban azért, mert raktárhely pazarló: a sorozatok végénél, mivel azok nem lezártak, tartalékolni kell helyet. — Egységesen leszámozott másolatok. Ez tekinthető a leginkább racionálisnak, hiszen csak egy helyen nyitott a sorozat, ezért raktárhely—takarékos, másrészt egyszerű és szintén gyors tájékozódást tesz lehetővé. A másolatok raktári helye végül is közömbös, hiszen a keresés a levéltári visszakereső rendszer révén történik. A kartonon vagy a számítógép terminálján az egy egységhez tartozó, de esetleg egymástól távoleső számok szerepelnek együtt. Persze, ez is csak bizonyos határokon belül érvényes, mert ha egy állagot több tucat részletben másoltak, akkor a számsorrendben levő jegyzékben csak hosszas keresés után tekinthető át az elszórtan levő teljes tartalom, arról nem is beszélve, hogy a másolatok kiszedése ugyancsak munkaigényes — mindezek a hátrányok viszont nem a visszakeresési rendszer, hanem a koncepciótlan másolás hibájaként könyvelhet ők el. Ha a biztonsági negatív mellett kutatói célra használt pozitív, netalán egy harmadik generációjú, további másolatok készítésére szolgáló kópia is készül, alapvető követelmény, hogy az azonos másolatok (tehát a kameranegatív és a róla készült kópiák) azonos raktári jelzetet kapjanak, különben áttekinthetetlenül bonyolult lesz a visszakereső rendszer. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА КОЛЛЕКЦИЙ КОПИЙ Лайош Кёрменди Информационно-поисковая система коллекций копий имеет двойный характер. С одной стороны она должна отражать порядок оригинальных источников, а с другой стороны она строена по им внутренным законам. Основное требование — единство, а также однородность. Соответствовать этим требованиям особенно трудно в случае копий разноэо проихождения. Вышеуказанную систему — так-как состав коллекции постаянно комплектуется — стоит строить на автоматизированной поисковой системе или на традициорнной картотеке. 10
