Levéltári Közlemények, 57. (1986)

Levéltári Közlemények, 57. (1986) 2. - IRODALOM - Kállay István: Johannes Papritz: Archivwissenschaft. 2. durchges. Aufl. Bd. 1–4. Marburg, 1983 / 295–298. o.

296 Irodalom nak más személy által levelet. Különösen nem lehet gépírásnál megállapítani, hogy a küldő írta-e a levelet. Ha személyes viszony áll fenn a küldő és a címzett között, gépírás esetén szokásos az elnézés kérés, amiért nem kézzel írott a levél. Meisner szerint jellemzője a levélnek, hogy a küldő személy a titulusait egyszerűsítve adja meg. Papritz szerint ez csak az egymáshoz közelállókra vonatkozik, a nagy többségre nem. Különben is szokás fejléces levélpapírt nyomtatni, ahol az összes titulus szerepel. A latin nyelvterületen szokásos a titulusok áthúzása, ha a címzett egyen- vagy magasabb rangú. Ugyancsak nem nélkülözik a levelek (kivéve ha rokonhoz vagy baráthoz íródtak) a címzett titulusait. Egyébként a személyes, titulus nélküli megszólítás és üdvözlet hivatalos levelekben is előfordul. Nem áll az a tétel, hogy hivatalok nem írhatnak leveleket. A kézjegyek és kabinettiratok mintája éppen a magánlevelezés. Ma is vannak hatóságok, amelyek levelükben megszólítják és üdvözlik a címzettet. A levél is lehet jogbizonyító vagy jogot szerző. Még egy nyugtát is lehet magánlevél formájában írni (ha olyan a személyek közötti kapcsolat). A könyv terjedelmének fele a levéltári rendezésről szól. Tanulságosak a rendezéssel kapcsolatos alapelvek. Legfontosabbnak Papritz (a munkafázisok időrendjének végét jelentő) összefoglaló jelentést tartja, amelyet a készülő repertórium elején vagy szakfolyóiratban hasznos közölni. Ezt a rendezés során készült havi és évi jelentésekből lehet összeállítani. így a rendezési munkát, ha az valamilyen okból megszakad, másik levéltáros is folytatni tudja, megállapítva a jelentések alapján az addigi koncepciót és módszert. A jelentés tartalmazza az állag vagy fond leírását, a levéltáron kívül készült segédletek felsorolását, hatóság- és hivataltörténetet (irathagyátoknál a hagyományozó életrajzát) és a rendezés lefolyását. A levéltári munka egyik legfontosabb alapszabálya a régi állapot tiszteletbentartása. Ha ezzel ellentétbe kerülünk, a munka nehezebb lesz és szükségtelen többletmunkára kényszerülünk. Először is ügyelnünk kell, hogy a meglevő rendezetlenséget ne növeljük („kein Unordnung archivischer Bestánde ist so gross, dass sie nicht durch Herumwühlen und weiteres unfachgemásses Umlagern noch verschlimmert werden könnte"). Még a legrendezetlenebb iratok is mutatnak valami összefüggést és a régi rend maradványait. Például a hiányzó dátumot a szomszédos iratokból pótolni lehet, meg lehet állapítani az idegen provenienciájú iratokat, a nehezen érthető szöveget a szomszédos iratok segítségével megmagyarázhatjuk. Az egymás mellett található iratok összefoglaló címét könnyebben megadhatjuk, mint ha szétszedjük és egyenként azonosítjuk őket (erről azután elég egy címfelvétel). Rendezett, rendezetlen, vagy szétesett állagokat abban a rendben kell munkába venni, ahogy a raktárban őrzik. Még a teljesen rendezetlen iratokat is abban a sorrendben szállítsuk a rendező szobába. Ezért foglalkozik a szerző részletesen a rendezésre kerülő iratok szállításra való előkészítésével és szállításával. Ennek során az irategyütteseket nem szabad szétválasztanunk, amíg nem tudjuk az alapelvet, amivel egyesítették őket. Ha bármilyen változtatást hajtunk végre, készítsünk róla (keine Veründerung ohne Verweis) feljegyzést. Különösen áll ez olyan állagokra ós f ondókra, amelyeket a kutatók gyakran és régóta használnak (konkordancia jegyzék). Ugy gondolom a mi viszonylatunkban ez az egyik legmegszívlelendőbb alapelv. A rendezés akkor gazdaságos, ha azt a munkát, amit egy kezelő is el tud végezni, nem levéltáros végzi. Ajánlatos, nagyobb létszámú levéltár esetében, egy munkacsapat felállítása. De figyelembe kell venni, hogy a rendezés milyen idő- ós pénzráfordítással jár; ezért munkatervet kell készíteni. A munka gazdaságosságát növeli, ha úgy szervezzük meg, hogy minden iratot csak egyszer kell jegyzókelés céljából kézbe vennünk. Ezért nem jó, ha előbb csak provizórikus rendet alakítunk ki, amelyet második vagy esetleg harmadik követ. Papritz egy irat rendezésére 5 percet számít. Arra kell törekednünk, hogy racionális rendezési technika kialakításával minden iratot csak egyszer ós véglegesen vizsgáljunk, jegyzékeljünk. A racionális munkát segíti, ha a rendezés során nem kell hosszú utat megtennünk, ezért rendezőpolcot kell alkalmazni (Papritz említ egy példát, ahol 5000 akta rendezésénél 125 km-es utat tettek meg a rendezők). A szerző az ún. galambdúc-polcot javasolja, amely a legtöbb levéltárban vagy irattárban megtalálható. A szerző a rendezés szabványosítása mellett tör lándzsát. Ez elsősorban a kutatóknak jelent segítséget, mert nem kell minden állag és fond külön-külön levéltári rendszerével megismerkedniük mielőtt a kutatást elkezdenék. Példaként a francia Cadre de Classementet említi. A hivatalok, regisztratúrák egyedi fejlődése azonban ezt a német ós a magyar nyelvterületen nem teszi lehetővé, sőt még a levéltári terminológia egységét is nehéz kimunkálni. Az egységes, szabványosított állag-alkotás azonban elősegíti az egyetemi oktató ós a kutató munkát is.