Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 1. - Buzási János: X. Nemzetközi Levéltári Kongresszus : Bonn, 1984 / 73–95. o.

X, Nemzetközi Levéltári Kongresszus 81 lülről kapják, a felügyeleti szerv kiválasztási szempontjai pedig nem feltétlenül rímelnek a fenti kívánalmakra. Meg aztán egy intézményvezetőt nemcsak a saját kvalitásai tehetnek sikeressé vagy sikertelenné. Bármilyen szerv vagy intézmény működőképességének egyik alapfeltétele a világos feladatmeghatározás, méghozzá olyan, amelyet a felügyeleti szerv nemcsak formálisan jóváhagy, hanem tiszteletben is tart, hiszen a levéltárra kívülről és belülről állandó nyomás nehezedik, hogy olyan funkciókat is vállaljon magára, amelyekről megalakulásakor nem volt szó. A világos feladatmeghatározás kérdése már a levéltári törvénynél eldől. Nálunk is eldőlt a 27/1969-es törvényerejű rendelettel, mégpedig inkább a kétértelműség, a homály irányában. A törvényerejű rendeletnek abba a kitételébe, mely szerint a levéltár „igazgatási feladatokat is ellát", sok mindenféle, a levéltár rendeltetésétől esetleg teljesen idegen funkció is belefér. A magyarországi levéltárak, különösen pedig a vidéki levéltárak gyakorlatában erre számos példa van. A világos feladatmeghatározás kétségkívül hatásos eszköz a kihívással szemben. Csakhogy ezt az eszközt — legalábbis Magyarországon — a levéltárak nem maguk teremtik meg, hanem vagy megkapják, vagy nem. Még mindig a vezetés színvonalánál maradva, Swift megállapítja, hogy a konkrét célok kitűzésénél, azon túl, hogy összhangban kell állniuk a levéltár általános rendeltetésével, két dolognak meghatározó jelentősége van. Az egyik, hogy a felügyeleti szervnek ismernie és támogatnia kell ezeket a célokat. Ugyancsak ismernie kell a kitűzendő célokat a levéltár személyi állományának, sőt, nemcsak ismernie, hanem elfogadnia és támogatnia is. Köztudomású, milyen nehéz valamit megvalósítani, ha azzal a dolgozók nem azonosulnak. A másik meghatározó jelentőségű követelmény, hogy a célnak elérhetőnek, a megvalósításra adott időnek pedig az adott erőforrásokhoz mérten reálisnak kell lennie. Ellenkező esetben kiszámíthatatlan hatású kudarcélmény várható. Swift hangsúlyozza a körültekintő mérlegelés és az írásban rögzített szakmai előírások szükségességét a feladatok kitűzésében. Hozzáteszem, hogy nagyobb projektumok tervezésénél nem a majdan remélhető, hanem a tervezéskor már meglevő és hosszú távon megmaradó kapacitásokra lehet csak biztonsággal építeni. Elengedhetetlennek tartom továbbá az ilyen projektumok tervezésénél az egzakt kapacitás- és teljesítményszámítást. Végül úgy gondolom, egyetlen jelentősebb projektum sem nélkülözheti a részletes végrehajtási utasítást, amely a munkát végzőknek biztonságérzetet, a munka eredményének pedig egységes formát ad. A munkautasítások használata örvendetes módon egyre jobban terjed a hazai levéltárak gyakorlatában. A rövid és közép távú tervezésben a mai nehéz gazdasági viszonyok közepette különösen fontos a prioritások helyes megválasztása. Nem tudunk mindent megcsinálni, amit szeretnénk, vagy amit kellene, az erőforrásokat arra vagyunk kénytelenek koncentrálni, amit csinálnunk mindenképpen kell. A prioritások megválasztásánál a vezetés kívülről és belülről jövő, egymással ellentétes irányú nyomásnak van kitéve, és valamelyik érdek óhatatlanul sérelmet szenved. A vezetés dolga, hogy mindenkor felelősséggel döntsön arról, melyik hatásnak milyen jelentőséget tulajdonítson. Amikor egyes feladatokat mások kedvéért — még ha szükségből is — hátrább kell sorolni, az bizony nem egyöntetűen népszerű intézkedés. COLIN PITSON (Ausztrália) ebben az összefüggésben említi, hogy az Ausztráliai Szövetségi Levéltárban a 80-as évek elején kénytelenek voltak a kutatószolgálat pénzügyi ráfordítását felére csökkenteni, és az innen elvont pénzt olyan feladatokra fordítani, amelyek a kutató-