Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 1. - Buzási János: X. Nemzetközi Levéltári Kongresszus : Bonn, 1984 / 73–95. o.

Buzáai János szolgálattal szemben egy időre elsőbbséget kaptak. Rágondolni is rossz, hogy mi lenne, ha például a Magyar Országos Levéltár tenné ugyanezt. Megszokott dolog, hogy a levéltárak éves költségvetési ellátmányból fedezik működésük költségeit, amihez bizonyos feladatokra speciális alapokból egyéb pénzeszközök is járulhatnak. Sokszor mégis figyelmen kívül hagyják a levéltárak, hogy a költségvetési és a szakmai tervezés milyen szorosan összefügg. A költségvetési gazdálkodásnak el kell érnie, hogy a rendelkezésre álló pénzeszközöket az intézmény tényleg azokra a tevékenységekre fordítsa, amelyeknek a vezetés elsőbbséget biztosított. Másfelől, a vezetésnek a munkatervek összeállításánál és a prioritások kijelölésénél egyértelmű döntést kell hoznia arról, hogy az egyes feladatokra a költségvetési ellátmányból vagy egyéb forrásokból mekkora összeget biztosít, mert a szakmai munka és a költségvetés tervezésének ilyen összekapcsolása nélkül bajosan tudja ellenőrizni, mi is történik valójában. A szakmai szükségletek és a költségvetési lehetőségek összhangja nélkül könnyen megeshet, hogy az intézmény egyes munkatársainak kedvenc témái kerülnek előtérbe a vezetés elképzeléseivel szemben. Az ésszerűen koncentrált és ellenőrzött költségvetési gazdálkodás is eszköz a kihívással szemben. Igazgatástudományi alapigazság, hogy ami nem mérhető, azt igazgatni sem lehet. A levéltári munka szervezésében és irányításában sem lehet nélkülözni olyan eszközöket és beépített mechanizmusokat, amelyek segítségével az összintézményi vagy egyéni teljesítmény lemérhető és értékelhető. Legkönnyebb ezt azon a területen megvalósítani, ahol a tevékenység kizárólag számokban pontosan kifejezhető mennyiségekkel van kapcsolatban, vagyis a gazdálkodásban. Minden levéltár el van látva részint törvényesen előírt, részint saját kezdeményezésből kialakított ellenőrző mechanizmusokkal. Ha ezek jól működnek, a vezetés kézben tudja tartani nemcsak a pénzeszközök törvényes felhasználását, hanem azt is, hogy az eszközöket a tervezett feladatokra fordítsák. Van azon Dan a tevékenység értékelésének egy másik területe — lényegében ugyanazon éremnek másik oldala —, ahol a vezetésnek még feltáratlan, de legalábbis kihasználatlan tartalékai vannak. A vezetésnek mindenkor, de különösen olyan helyzetben, amikor a prioritásoknak fokozott jelentősége van, tudnia kell, hogy mennyiben sikerült a kitűzött célokat elérni, de azt is, hogy az eredmény munkaerőben és pénzben mennyibe került. A levéltárakban sokféle szakmai munka folyik. Olyan is, amelynek mennyiségi mutatói vannak, olyan, amely több-kevesebb objektivitással normázható, meg olyan is, amely tudományos, alkotó tevékenységnek számít, és mennyiségi mutatói nincsenek. Az eredmény minden esetben mérhető, legfeljebb az egyik másképpen, mint a másik. Minden — tudományos vagy nem tudományos — teljesítményről meg lehet állapítani, hogy kijött-e a tervezett ráfordításból és megérte-e ezt a ráfordítást avagy nem. A napi problémákkal és gondokkal túlterhelt vezető nincs abban a helyzetben, hogy minden egyes szakmai programot maga vessen alá ilyen eredményességi vizsgálatnak. De rendelkeznie kell olyan eszköztárral, amely meghatározott ütemterv szerint — a végrehajtás folyamán és a befejezés után egyaránt — elvégzi ezt az ellenőrzési munkát. Űgy tűnik a kongresszuson elhangzottakból, hogy az e téren megmutatkozó hiány világjelenség. A szervezési lehetőségek tekintetében adódik még egy eszköz, amellyel a levéltárak eddig nem egyformán és rendszerint nem eléggé éltek, de amelyre nagyobb szükség van, mint valaha. Ez a public relations, a magyar levéltári szóhasználatban levéltári propaganda. A levéltárak társadalmi elismertetésé-