Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 1. - Buzási János: X. Nemzetközi Levéltári Kongresszus : Bonn, 1984 / 73–95. o.

80 Buzási János nem is szorosan a napirenden levő témához kapcsolódva. Ennek is megvolt a maga haszna. Egyrészt igazolódott a Nemzetközi Levéltári Tanács választása, hogy ezt a témát tűzte napirendre, másrészt a hozzászólásokkal kiteljesedett a körkép, amelynek ezt a címet lehetne adni: a levéltárak helyzete a világban. Abban a tekintetben, hogy a levéltárak milyen lehetőségekre támaszkodva adhatnak választ a kihívásra, egy dolog mindenki előtt világos volt: csak olyan tényezők jöhetnek szóba, amelyek maguktól a levéltáraktól függnek, illetve olyanok, amelyeknek alakulását a levéltárak érezhetően befolyásolhatják. A kongresszus további dokumentumai és a lehetséges válaszokról lefolytatott viták ennek megfelelően végig megmaradtak a realitások talaján. Szervezési módszerek és technikai segédeszközök kihasználása A címben általánosan megfogalmazott első választ MICHAEL SWIFT (Kanada) foglalta Össze nagyon koncepciózusán, de gyakorlatiasan. Mint mondotta, a jelenlegi gazdasági viszonyok között egyre inkább világos, hogy mielőtt újabb erőforrások után kezdenénk kutatni, törekednünk kell maximális hatékonyságot elérni a már meglevők felhasználásában. Erre már csak azért is nagy szükség van, mert a felügyeleti szerveket, amelyektől végül is az erőforrásaink függnek, meg kell győznünk arról, hogy a levéltárat jól igazgatjuk, meglevő eszközeinkkel jól gazdálkodunk. Az illetékes államigazgatási vagy kormánytisztviselőket még így is elég nehéz rávenni, hogy kulturális célokra több pénzt biztosítsanak. Kétszeresen nehéz azonban akkor, ha tudják, vagy akár csak feltételezik, hogy a meglevő eszközöket sem eléggé hatékonyan használjuk fel. Ezért minden levéltári vezető számára alapvető jelentősége van annak, hogy a felső vezetés sikeres menedzserként ismerje. A vezetés tényleges színvonala és a vezetőről fönt kialakult kép egyaránt döntő befolyással lehet a levéltár ellátottságára. Nem mindenütt egyszerű dolog ennek a kívánalomnak megfelelni. Tény például, hogy csak nagyon kevés levéltári vezető nyerte el a pozícióját vezetéstudományi képesítés alapján, pedig ma már nem elég valakit vezetőnek megtenni azzal, hogy majd belejön a vezetésbe. A levéltárak egyre bonyolultabb tevékenységének, nagyszabású projektumok megvalósításának irányításához a vezetés tudományát meg kell tanulni, akár szervezett oktatás keretében, akár magánszorgalomból. A vezetőnek tudnia kell a levéltárat gazdaságosan vezetni. Ismernie kell a művelődés- és tudománypolitikai prioritásokat. Tudnia kell, hogy a különböző szakmai projektumok mennyibe kerülnek, de azt is, hogyan lehet a megvalósítás során az erőforrásokat a legésszerűbben felhasználni. Tudnia kell igazolni a szakmai programok bővítésére vagy szűkítésére irányuló döntéseit. Értenie kell ahhoz is, hogy a különböző programokra biztosított erőforrások jogszerű és racionális felhasználását ellenőrzése alatt tartsa. Röviden: színvonalas és eredményes vezetői munkájával bizalmat kell ébresztenie az illetékes felügyeleti szervekben. Mert — mint Swift bölcsen megjegyzi — az emberi természet már csak olyan, hogy ahhoz húz, akinek sikere van. Az első, kézenfekvő válasz tehát a kihívásra a vezetés színvonalának emelése, ami tulajdonképpen pénzbe sem kerül. Persze, ilyen egyszerűen a dolog csak ideális esetben megy. A valóság egy kicsit más. A levéltárak a vezetőt — Magyarországon biztosan, de nyilván még sok más országban is — többnyire a szűkebb vagy tágabb értelemben vett szakmából ugyan, de mindig fe-