Levéltári Közlemények, 53. (1982)
Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Mohács előtti gyűjteményei, 1882–1982 / 3–19. o.
16 Borsalván A Fényképtárba való besorolás („átlagolás") Minthogy a Magyar Országos Levéltár teljes állománya szekciókra tagolódik, az új gyarapodást is szekcióba kellett sorolni, s ez csakis az U-szekció (Fényképtár) lehetett. Annak érdekében, hogy a Diplomatikai Fényképgyűjtemény állagai a szekción belül együtt legyenek, az új törzsegységek jelölését az U 401 törzsszámmal kezdtük. Az állagokhoz iskolai füzeteket alkalmaztunk oly módon, hogy egy lapra egy állag adatai kerültek. Ha az állaghoz kiegészítés érkezik, ennek adatai pótlólag szintén rákerültek a lapra. Egy állag adatai: Törzsszám, az állag (nem teljes) címe, az állagba tartozó egységek DF-jelzete, az egységek (borítékok) száma, a fényképek darabszáma, a mutatólapok darabszáma, az esetleg fel nem használt (üres) DF-számok és esetleges lényeges megjegyzés (pl. a háború alatt részben elpusztult). Sajnos, ezek a füzetek alakjukat és kiállításukat tekintve fogalmazvány benyomását keltik, így alkalomadtán történő letisztázásuk kívánatos. Az U-szekción belül elhelyezkedő Diplomatikai Fényképgyűjtemény törzsegységeinek száma 1982. május 1-én 643 volt. Megjegyzendő, hogy a Mohács előtti levéltári anyag fényképeinek a Fényképtárból történt kiemelése és új állagokba történt beosztása több egykori fény képtári törzsegység megszűnését eredményezte, illetve egyes állagok állományát jelentős mértékben lecsökkentette, vagy csupán Mohács utáni darabokra korlátozta. Ezt úgy is lehetne fogalmazni, hogy a Diplomatikai Fényképgyűjtemény szétfeszítette az U-szekció kereteit olyannyira, hogy nemcsak az állomány átrendezésére, hanem a szekció fond- és állagjegyzékének újonnan való elkészítésére is szükség lesz, amelynek során figyelembe kell majd venni a Diplomatikai Levéltár fényképmásolatainak és a Diplomatikai Fényképgyűjtemény állagainak sajátos helyzetét is. Ez alkalommal kívánatos volna a szekción belüli levéltár-fondállag tagolás jelenleg nem megnyugtató helyzetének tisztázása is. * Az állagkartoték elkészítése Az „állagolás"-t követően minden állagról az Országos Levéltárban rendszeresített, előnyomott kartotéklapot töltöttünk ki. Ez a kartotéklap tulajdonképpen ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint a törzsegységek füzet alakú nyilvántartása, mindössze három eltéréssel. Az egyik eltérés, hogy az állag címe teljes, vagyis az eredetit őrző ország nevétől az állag címéig lemenőén valamennyi levéltári szintet tartalmazza. — A második, hogy megadja az állag évkorét is. - A harmadik pedig, hogy a karton hátlapján tartalmazza az állagnak a mikrofilmtárban (X-szekció) megfelelő törzsszámot, továbbá azoknak a filmtári egységeknek (tekercsek, borítékok) a jelzetét, amelyekről a nagyítások készültek. A kartotéklapok ~ mint a mikrofilmtárban — országonként, ezen belül az ország levéltárainak rendjében (központi, területi, városi), majd állami könyvtárak, múzeumok, más állami intézmények, egyházi levéltárak, könyvtárak, múzeumok szerint elhelyezve s befejezésül a magánosoknál vagy ismeretlen őrzőhelyen levők. A több száz állag között való eligazodásnak jó eszköze a kartoték, melyben az esetleges változások átvezetése a változást közvetlenül követően történik.
