Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 95 LES QUESTIONS GÉNÉRALES DU CLASSEMENT DES DOCUMENTS D'ARCHIVES par Győző Ember Cette étude traite les questions générales du classement de toutes sortes de documents archivistiques. Elle n'examine pas les problèmes spécifiques du classement des différents documents administratifs, économiques, familiaux et personnels - remontant aux époques les plus différentes, soit à celle du Moyen Age, soit à celle du socialisme. Il s'ensuit qu'elle traite avant tout l'aspect théorique du classement archivistique et met moins d'accent sur la présentation de la pratique ou des méthodes de ce dernier. Dans l'introduction, l'étude fait le tour d'horizon des principales oeuvres étrangères et hongroises consacrées aux question générales du classement. Dans le développement, l'étude s'occupe des questions suivantes. Elle commence par la définition du but, de la théorie et de la pratique du classement archivistique. Dans l'articulation ou le classement de tout document archivistique, elle distingue deux directions et deux domaines, d'un côté les directions verticale et horizontale et d'un autre côté le domaine de l'articulation ou du classement des archives et du stock. L'étape la plus importante de l'articulation ou du classement du matériel archivistique est la classification qui comprend l'établissement et la constitution de la structure du matériel archivistique. La classification s'effectue à partir de différents principes et de critères dont les plus importants sont celui de la provenance et de la pertinence ainsi que le principe de la quantité et le principe dit de Bà'r. Dans le cas de la classification archivistique, c'est-à-dire dans l'établissment de la structure interne des ensembles, les critères les plus souvent suivis relèvent de l'histoire, de la formation des fonds, sont d'ordre fonctionnel et relèvent aussi du domaine de l'organisation, de l'administration, de la correspondance, de la classification des dossiers, englobent aussi des questions relatives au sujet, au territoire, au personnel et peuvent étre d'ordre chronologique, numérique, alphanumérique, alphabétique, matériel, de présentation ou formel. Dans le classement du stock, c'est-à-dire dans l'établissement du système extérieur, de stockage du matériel archivistique, les critères ou plus exactement les systèmes - nés de l'application de ces critères - les plus souvent utilisés sont les suivants: la tablette, l'armoire, le tiroir, la layette, le carton, le portefeuille, la boite, la liasse le dossier, le volume (le registre), le cahier ainsi que les systèmes de stockage non^elié et relié, allongé, érigé ou suspendu. Au cours de l'articulation ou le classement vertical, le matériel archivistique se répartit sur différentes échelles. La place que les parties occupent sur les différentes échelles s'appelent niveaux. Parmi les niveaux, nous distinguons trois sortes: les niveaux supérieur, moyen et inférieur. L'articulation et le classement donnent des parties qu'on appelle communément les unités du matériel archivistique. Voici les parties internes et intégrantes du matériel archivistique dont il s'agit dans l'étude: l'ensemble du matériel des archives en question, la section, les archives, le groupe de fonds, le fonds, les parties du fonds, la série, la pièce, et le document, le dossier et les parties du dossier. L'étude s'occupe également des unités de stock, parties provenant du classement externe du matériel archivistique

. L'étude tratite aussi les différentes méthodes du classement des archives et des stockes. A ce propos, elle parle aussi des préparatifs, de la planification du classement, des différentes manières du classement interne des archives (classement vérificatif, complémentaire, reclassage), des différents niveaux supérieur, moyen et inférieur ainsi que de la constitution des plus petites unités de stock et de leur uniformisation, une des questions les plus importantes du classement archivistique. Elle présente les principes et les méthodes du titrage et du codage, procédés destinés à enregistrer les résultats du classement. Pour terminer, l'étude définit les différents degrés de l'état des documents (désordre, classement de niveau supérieur, moyen et inférieur) et pour mettre un point aux considérations, elle détermine quand le résultat de la mise en ordre du matériel archivistique peut être considéré comme satisfaisant.