Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

94 Ember Győző és az átvett anyag rendezésével ne kelljen foglalkozniok, amint azt számos országban már nem is teszik. A darab szintű rendezettség a levéltári rendezettségnek az a foka, amelyen a kialakított legkisebb levéltári egységek az ügyiratdarabok, azoknál kisebb, mélyebb szintű rendszerezett és rendezett levéltári egységek nincsenek. Az ügyiratdarab, mint láttuk, az egy iktatószám alatt összefogott iratokat jelenti. Minthogy szám szerinti iktatás nem mindig és mindenütt volt, sőt ma sincs, az ügyiratdarab sem mindig és mindenütt alakult, illetve alakul ki. Ezzel is magyarázható, hogy sokan az egyes iratokat nevezik daraboknak, és az egyes iratszintű rendezettséget mondják darabszintűnek. Az egyes iratszintü rendezettség a levéltári rendezettségnek az a foka, amelyen a kialakított legkisebb levéltári egységek az egyes iratok. Ennél mélyebb szintű rendezettség nincs. Ami azonban nem jelenti azt, hogy az egyes iratszintű rendezettség minden esetben kielégítőnek tekinthető. A kielégítő rendezettség a levéltári rendezettségnek az a foka, amelyen egyrészt a levéltári rendezettség legalább középszintű, másrészt a levéltári rendszer — az anyag jellegét, jelentőségét, mennyiségét és segédlettel való ellátottságát figyelembe véve - a megfelelő használhatóság igényét kielégíti. A megfelelő használhatóság igényét leginkább a tárgyi rendszer elégíti ki. Azt eldönteni, hogy valamely anyag levéltári rendezettsége kielégítő-e, avagy nem, sokszor igen nehéz. Már említettem a Magyar Országos Levéltár két igen értékes, a kutatók által gyakran használt gyűjteményét: a Neoregestrata acta és az Urbaria et conscriptiones címűeket. Mindkettő az egyes iratok szintjén rendezett. A kielégítő rendezettség ama követelményének tehát, hogy legalább középfokon rendezett legyen, megfelel. De vajon megfelel-e a másik követelménynek is, levéltári rendszere biztosítja-e a megfelelő használhatóságot? Mindkét gyűjtemény rendszere azonos, csomókra, azokon belül pedig egyes iratokra tagolódik. Mind a csomók, mindpedig az egyes iratok le vannak sorszámozva. A csomók kialakítása, sorrendjük megállapítása, az egyes iratok csomóba helyezése, sorrendjük meghatározása, minden rendszerezési alap figyelembevétele nélkül történt. Lényegében mindkét gyűjtemény rendezetlen, egyiknek sincs olyan rendszere, amely a megfelelő használhatóság igényét kielégítené. Használhatóságukat az biztosítja, hogy az egyes iratokat lajstromozták és mutatót készítettek hozzájuk. Ha e segédletek megsemmisülnének, a két gyűjtemény használhatatlanná válnék, rendezésre szorulna. A két gyűjtemény rendezettségét nem mondhatjuk kielégítőnek, annak ellenére, hogy az egyes iratok szintjén rendezettek. A raktári rendezettség a levéltári anyagnak a raktári rendszerezés és rendezés mérve szempontjából tekintett állapota. A raktári rendszerezés és rendezés során kialakult raktári egységek szintjének megfelelően a raktári rendezettségnek is, miként a levéltárinak, különböző fokait különböztethetnénk meg. Beszélhetnénk pl. raktárszintű, állványfalszintű, polcszintű stb. raktári rendezettségről. Ezt azonban nem szoktuk megtenni. A raktári rendezettségnek általában csak arról a fokáról beszélünk, amelyen a legkisebb raktári egységek — csomók, dobozok, kötetek stb. — ki vannak alakítva. Raktárilag megfelelően rendezettnek az olyan levéltári anyagot tekintjük, amely a legkisebb raktári egységek szintjén rendezett.