Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 93 A levéltári rendezettség a levéltári anyagnak a levéltári rendszerezés és rendezés mérve szempontjából tekintett állapota. A levéltári rendszerezés és rendezés mérve attól függ, hogy az annak során kialakított levéltári egységek az anyag vertikális tagolódásában milyen nagyságrendűek, milyen szintűek. Eme egységek szintjének megfelelően a levéltári rendezettségnek különböző fokait különböztetjük meg. A levéltári rendezettség legáltalánosabb fokai: rendezetlenség, felső-, közép-, darabés egyes iratszintű rendezettség. Beszélünk még kielégítő levéltári rendezettségről is. A rendezetlenség a levéltári rendezettségnek az a foka, amelyen még a fondok sincsenek kialakítva. Általában azonban rendezetlennek tartjuk azt a levéltári anyagot is, amely nincs legalább a középszintű rendezettség fokán. A felső szintű rendezettség a levéltári rendezettségnek az a foka, amelyen a kialakított legkisebb levéltári egységek a fondok vagy az állagok, azoknál mélyebb szintű rendszerezett és rendezett levéltári egységek nincsenek. E rendezettségi fokon belül megkülönböztetjük a fond- és az állagszintű rendezettséget. A középszintű rendezettség a levéltári rendezettségnek az a foka, amelyen a kialakított legkisebb levéltári egységek általában nem nagyobb terjedelműek a legkisebb raktári egységeknél. Más szavakkal: közép szinten rendezett az a levéltári anyag, amely a legkisebb raktári egységeken belüli legnagyobb levéltári egységek szintjén rendezett. A középszintű rendezettség fokát tehát nem feltételenül jelenti, biztosítja az, ha a kérdéses anyag a középszintű levéltári egységek valamelyikének, a sorozatoknak vagy a tételeknek a szintjén rendezett. Ez a rendezettség csak abban az esetben minősül középszintűnek, ha a középszintű egységek, a sorozatok vagy a tételek, terjedelme általában nem nagyobb a legkisebb raktári egységek terjedelménél. Az „általában" azt jelenti, hogy akadhat közöttük olyan, amely ennél nagyobb terjedelmű, túlnyomó többségük azonban ennél kisebb. A sorozatok terjedelme általában nagyobb, mint egy raktári csomó vagy doboz. A tételeknél már más a helyzet. A feudális kori kormányhatóságok irattári tételei, a kútfők (fonsok) terjedelme, bár szép számmal akadnak közöttük egy csomónál nagyobbak, általában azonban ennél kisebb terjedelműek, s így az e tételek szintjén rendezett iratoknak a rendezettsége abban az esetben is középszintűnek minősülne, ha nem lenne még alacsonyabb szinten, az ügyiratdarabok szintjén is rendezett. Más a helyzet az 1867 utáni minisztériumok iratainál. Ezeknél a középszintű irat-, illetve levéltári egységek, a sorozatok és a tételek, általában nagyobb terjedelműek, mint a raktári csomók. Az ilyen anyag, ha csak a tételek szintjéig rendezett, nem tekinthető középszinten rendezettnek. A tétel után következő, nála kisebb egység itt az ügyirat. Az ügyiratok terjedelme, bár kivételek akadnak, általában nem haladja meg a raktári csomóét. Az ilyen anyag rendezettsége tehát csak akkor mondható középszintűnek, ha az ügyiratok szintjén, azaz egy alsó szintű írat-, illetve levéltári egységnek a szintjén rendezett. Napjainkban az iratkezelés szabályozásánál, az irattári tervek készítésénél, már arra kell törekedni, hogy a legkisebb középszintű egységeknek, a tételeknek a terjedelme egy csomónál ne legyen nagyobb. így az irattári anyag középszintű rendezettsége akkor is biztosított, ha a tételeken belüli rend valamilyen okból felbomlik. Ilyen módon lehet biztosítani, hogy a levéltárak középszinten rendezett anyagot vegyenek át az irattáraktól,