Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

92. Ember Győző állagét pedig csak abban az esetben, ha nem állagtalan fondról, hanem egy fond valamelyik állagáról van szó. A jelekkel kifejezett jelzetből pedig a levéltári intézmény jelét hagyják el, azaz a törzsszámot nem teljes, hanem csak rövidített formájában tüntetik fel. Előbb jelekkel, majd ezután szavakkal adják meg a jelzetet és a címet. A másik — jóval kisebb méretű — címkén a raktári szám szerepel. A két címkét a legkisebb raktári egységek mellső oldalára ragasztják, a nagyobbat a felső részre, a kisebbet alulra. A kétféle: levéltári és raktári jelzetelésnél alkalmazott jeleket összefoglalóan jelzetrendszernek nevezhetjük. A jelzetrendszer azt tünteti fel, hogy a különböző nagyságrendű levéltári és raktári egységek — szekciók, levéltárak vagy fondcsoportok, fondok, állagok, sorozatok, tételek, ügyiratok, ügyiratdarabok, egyes iratok, illetve raktárak, raktárszintek, állványfalak, polcoszlopok, polcok, legkisebb raktári egységek - címeinek a jelölésére milyen jeleket és hogyan kell alkalmazni. Arra kell törekedni, hogy a jelzetrendszer legalább egy levéltári intézményen belül egységes legyen. Előnyös, ha a jelzetrendszer egy ország valamennyi levéltárában vagy legalább az állami levéltárakban egységes. Ebben az esetben az egységes jelzetrendszert már az irattárakban is be kell vezetni. Az egységes jelzetrendszer előnyeit Franciaországban már a XVIII. sz. végén felismerték és értékesítették. Sajátos fajtája a levéltárbeli címelésnek és jelzetelésnek & helyrajzi vagy topográfiai cím és jelzet alkalmazása. Ez a cím és jelzet valamely levéltárbeli egységnek a raktárbeli helyét adja meg. Feltünteti azoknak a raktári helyiségeknek és tárolási eszközöknek a címét vagy jelzetét, amelyekben, illetve amelyeken a kérdéses levéltárbeli egység található. Helyrajzi cím pl. a következő: Magyar Országos Levéltár - Bécsi kapu téri épület — 31. raktár - földszint - 3. állványfal — b) polcoszlop — 2. polc. Ugyanez a cím szavak helyett jelekkel kifejezve, azaz mint helyrajzi jelzet: OL-I-31-f-3-b-2. A helyrajzi cím vagy jelzet a levéltárbeli egységek raktári rendszerbeli helyét harátozza meg. A többi levéltárbeli címtől és jelzettől abban különbözik, hogy a kérdéses levéltárbeli egységen nem tüntetik fel. Jegyzékbe szokták foglalni, de nem minden egységét, hanem csak a magas szintű levéltári egységekét. Az ilyen jegyzéket, amely azt mutatja, hogy a magas szintű levéltári egységek a raktári rendszerben hol találhatók, tulajdonképpen segédletnek tekinthetjük, helyrajzi vagy topográfiai jegyzéknek vagy mutatónak. Megfelelő párját is el szokták készíteni, amely viszont azt tünteti fel, hogy a magas szintű raktári helyiségekben és tárolási eszközökön - épületek, raktárak, raktárszintek, állványfalak - milyen magas szintű levéltári egységek vannak elhelyezve. Rendezettség A levéltári anyagnak a rendszerezés és rendezés mérve szempontjából tekintett állapotát rendezettségnek nevezzük. A rendezettség mérve független a rendszertől, azaz az anyag használhatóságától. Tárgyi alapon csak közép szintig rendezett anyag könnyebben használható lehet, mint az időrendi alapon az egyes iratok szintjén rendezett. Miként a rendszerezésnek és a rendezésnek, a rendezettségnek is két fő fajtáját különböztetjük meg: a levéltárit és a raktárit, amelyeket közös néven levéltárbelinek nevezünk.