Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 91 A raktári cím vagy jelzet a raktári rendezés során kialakított raktári egységeknek szavakkal vagy jelekkel kifejezett címe vagy neve, amely az egységek rendszerbeli helyét meghatározza, amelyet az egységeken feltüntetnek, és amelynek közlésével az egységekre hivatkoznak. Raktári címet vagy jelzetet általában csak a legkisebb raktári egységeknek szoktak adni. A raktári egységek címének vagy .nevének meghatározása, a raktári címelés vagy jelzetelés, többféle módon történhetik. A Magyar Országos Levéltárban jelenleg alkalmazott mód az, hogy a legkisebb raktári egységeket az állagokon, illetve — állagokra nem tagolódó fondok esetében — a fondokon belül folyamatosan leszámozzák. A legkisebb raktári egységek címe vagy jelzete két részből áll. Az egyik rész egy levéltári cím vagy jelzet, annak a fondnak vagy állagnak a címe vagy jelzete, amelyhez a kérdéses legkisebb raktári egység tartozik. A másik rész pedig egy sorszám, amely azt tünteti fel, hogy a kérdéses legkisebb raktári egység az illető fond vagy állag legkisebb raktári egységei között sorrendben a hányadik. Ennek a sorszámnak raktári szám a neve. Ennél a címelési vagy jelzetelési módnál a raktári cím vagy jelzet a legkisebb raktári egységeknek nem a raktári, hanem a levéltári rendszeren belüli helyét határozza meg. Nagy előnye ennek az eljárásnak, hogy a raktári címet vagy jelzetet nem kell megváltoztatni, ha a kérdéses levéltári anyag raktári elhelyezése változik, ha pl. egyik helyiségből egy másikba kerül. A raktári címet vagy jelzetet szavakkal úgy fejezzük ki, hogy szavakkal mondjuk meg annak a fondnak vagy állagnak a levéltári címét, amelyhez a kérdéses raktári egység tartozik, valamint a raktári egység sorszámát. Pl. Magyar Országos Levéltár — Helytartótanácsi levéltár - Magyar királyi helytartótanács - Departamentum postaié — Harmadik kötet. Ezt tekinthetjük a raktári címnek. A raktári jelzet pedig ugyanez jelekkel kifejezve: OL-C65-3. A raktári címelésnek vagy jelzetelésnek egy másik módja az, hogy egy raktári helyiségen belül számozzák le folytatólagosan a legkisebb raktári egységeket. A cím vagy jelzet ilyenkor is két részből áll. Az egyik rész annak a raktárhelyiségnek a neve vagy a jele, amelyben a kérdéses legkisebb raktári egység van. A másik rész pedig egy sorszám (a raktári szám), amely azt tünteti fel, hogy a kérdéses legkisebb raktári egység az illető raktárhelyiségben levő legkisebb raktári egységek között sorrendben a hányadik. Ilyen esetben a szavakkal kifejezett raktári cím pl.: Magyar Országos Levéltár - 31. raktár — 33. csomó. A jelekkel kifejezett raktári jelzet pedig: OL-31-33. A raktári cím vagy jelzet ilyenkor nem a levéltári, hanem a raktári rendszerbeli helyet határozza meg. A raktári címet vagy jelzetet a legkisebb raktári egységeken úgy szokták feltüntetni, hogy az egységénél kisebb formátumú papírlapokra írják (rendszerint nyomtatják), és ezeket a raktári címkékéi az egységekre ragasztják. A Magyar Országos Levéltárban a legkisebb raktári egységekre két raktári címkét ragasztanak. Az egyik — nagyobb méretű — címkén a raktári cím vagy jelzet első részét tüntetik fel, mind szavakkal, mindpedig jelekkel. De sem szavakkal, sem jelekkel, nem a teljes első részt tüntetik fel. A szavakkal kifejezett címből elhagyják a levéltári intézmény és a szekció címét, és csak a levéltár, a fond és az állag nevét írják a címkére. A levéltárét természetesen csak akkor, ha a kérdéses fond vagy állag valamely levéltárba tartozik, az