Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 89 Címelés és jelzetelés A levéltárbeli rendezéssel szorosan összefüggő, annak egyik fázisát jelentő művelet a levéltárbeli címelés és jelzetelés. Célja a rendszerezés és rendezés során kialakult rendszernek és rendnek a rögzítése, valamint a kialakított levéltárbeli egységek nevének vagy címének megállapítása, rendszerbeli helyének meghatározása és a rendszerbeli helyet megjelölő névnek vagy címnek a kérdéses egységen szavakkal vagy jelekkel való feltüntetése. A levéltári egységek címelését és jelzetelését levéltári, a raktári egységekét pedig raktári címelésnek és jelzetelésnek nevezik. A levéltárbeli cím a rendezés során kialakított levéitárbeli egységek neve, amely ez egységek rendszerbeli helyét is meghatározza. A kétféle: levéltári és raktári egységeknek megfelelően a cím is kétféle: levéltári és raktári. A cím lényegében azonos a jelzettel, amely ugyancsak a levéltárbeli egységek neve vagy címe, és amely ugyancsak kétféle: levéltári és raktári. A címet és a jelzetet egyaránt kétféleképpen lehet kifejezni, vagy szavakkal, vagy pedig jelekkel. Hogy a kétféle kifejezési módot megkülönböztessék, a szavakkal történőt nevezik címnek, a jelekkel történőt pedig jelzetnek mondják. A címet szavakkal kifejezett jelzetnek, a jelzetet pedig jelekkel kifejezett címnek tekinthetjük. A jelzetet jelnek vagy jelkulcsnak is szokták nevezni. A címet vagy jelzetet úgy kell kialakítani, hogy a kérdéses levéltárbeli egység rendszerbeli helyét is meghatározza. Az ily módon kialakított címet vagy jelzetet a kérdéses levéltárbeli egységen, annak minden egyes darabján, fel kell tüntetni, hogy annak alapján a kérdéses levéltárbeli egységet, annak minden egyes darabját, könnyen rendszerbeli helyére lehessen tenni. A cím vagy jelzet egyben arra is szolgál, hogy - pl. közlés esetén — vele hivatkozzanak a kérdéses levéltárbeli egység őrzési helyére. A levéltári címelés a levéltári egységek címének vagy nevének szavakkal való kifejezése, úgy történik, hogy a legnagyobb levéltári egységből kiindulva, amelybe a kérdéses levéltári egység tartozik, a vertikális tagolódásnak megfelelően lefele haladva, sorban egymásután felsoroljuk mindazoknak a levéltári egységeknek címét vagy nevét, amelyeknek a kérdéses levéltári egység része, a kérdéses levéltári egység címével vagy nevével fejezve be a sort. Ilyen módon a kérdéses levéltári egységnek összetett vagy teljes levéltári címét fejezzük ki, amely több részből áll, a kérdéses levéltári egység címén kívül más, nála nagyobb levéltári egységeknek a címét is tartalmazza. E részeket levéltári címrészeknek vagy részcímeknek nevezhetjük. A legnagyobb levéltári egységnek a címe, amellyel az összetett vagy teljes levéltári cím kezdődik, mindig az illető levéltári intézménynek a neve. A Magyar Országos Levéltárban őrzött valamennyi levéltári egységnek az összetett vagy teljes levéltári címe a Magyar Országos Levéltár nevével kezdődik. A Magyar Országos Levéltárban őrzött egyik ügyiratdarabnak szavakkal kifejezett összetett vagy teljes levéltári címe pl. a következő: Magyar Országos Levéltár — Helytartótanácsi levéltár - Magyar királyi helytartótanács - Departmentum postaié — 1795 — 1. fons — 1. positio. A címrészek vagy részcímek közül az első a levéltári intézménynek,