Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

90 Ember Győző a második egy levéltári szekciónak és egyben levéltárnak, a harmadik egy fondnak, a negyedik egy állagnak, az ötödik egy sorozatnak, a hatodik egy tételnek (esetleg egy ügyiratnak), az utolsó pedig egy ügyiratdarabnak a címe vagy neve. A levéltári jelzetelés a levéltári egységek címének vagy nevének szavak helyett jelekkel való kifejezése, amely ugyanúgy történik, mint a levéltári címelés, a különbség csak annyi, hogy a hosszú cím megrövidítése érdekében, ami egyaránt jelentősen csökkenti a levéltári anyag gondozóinak és használóinak a munkáját, szavak helyett jeleket alkalmazunk. Jelekül rendszerint betűket vagy számokat használunk, nagy vagy kis, latin vagy görög betűket, arab vagy római számokat. A fenti példában szavakkal kifejezett összetett vagy teljes levéltári címet pl. jelekkel így fejezhetjük ki. Magyar Országos Levéltár = O.L. Helytartótanácsi levéltár = C. Magyar királyi helytartótanács - Departamentum postaié - 65. 1795 = 1795 (Ez a címrész már eleve jellel volt kifejezve.) 1. fons = l.f. 1. positio = l.p. Amikor a címet szavak helyett jelekkel fejezzük ki, egy jelet több részcím együttes kifejezésére is felhasználhatunk. A fenti példában a „65" jellel nem egy, hanem két címrészt fejeztünk ki: Magyar királyi helytartótanács - Departamentum postaié - egy fondnak és a fond egyik állagának a címét. A példaként felhozott összetett vagy terjes levéltári cím jelekkel kifejezve a következő: 0. L. — C. - 65. — 1795. - l.f. — 1. p. .Ezt a jelzetet még egyszerűbben is kifejezhetjük, annak érdekében, hogy minél rövidebb legyen, a következő formában: OL-C65-1975-1-1. A Magyar Országos Levéltárban alkalmazott levéltári jelzetek közül említést érdemel a törzsszám, a törzsegységek levéltári jelzete. A törzsegység a fondók és állagok közös neve a Magyar Országos Levéltárban. Törzsegységek az állagtalan fondok, valamint az állagokra tagolódó fondoknak az állagai. A törzsszám az ABC egy nagy betűjéből és egy arab számból áll (Pl. C 65). Az ABC nagy betűje a szekció jele, az arab szám pedig a fondnak vagy — állagokra tagolódó fond esetében — az állagnak a szekción belüli sorszáma. A szekción belül az állagtalan fondok és az állagok közös számrendben kapnak sorszámot. Az állagokra tagolódó fondok külön sorszámot nem kapnak, az állagok sorszáma két egységet jelöl, az állagot és egyben azt a fondot is, amelybe a kérdéses állag tartozik. Fentebb már láttuk, miként lehet egy jellel két egységet jelölni. (65 = Magyar királyi helytartótanács — Departamentum postaié, természetesen csak a C szekcióban, a Helytartótanácsi levéltárban.) A törzsszám tehát nem tartalmazza a levéltári intézmény jelét. A fenti példa esetében a teljes törzsszám tulajdonképpen a következő lenne: OL-C65. A levéltári intézményen belüli használatban ez a rövidítés elfogadható. Amikor azonban valamely kiadványban történik hivatkozás valamelyik törzsegységre, a teljes törzsszámot kell megadni.