Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

88 Ember Győző A harmadik említett követelménynek, az azonos szintű raktári egységek egyöntetűségének, valamennyi raktári szint esetében csak levéltári célépületben lehet eleget tenni, azt lehet úgy megtervezni, hogy a raktárhelyiségek, azokon belül az állványfalak, a polcoszlopok, a polcok is azonos méretűek, illetve terjedelműek legyenek, nem pedig csak a polcokra kerülő legkisebb raktári egységek. A teljes azonosság természetesen itt sem érhető el, hiszen bizonyos anyagfélék, pl. térképek, filmek stb., számára sajátos dobozokra, tékákra, polcokra, sőt raktárhelyiségekre van szükség. E kivételeket figyelmen kívül hagyva azonban, a nálunk legáltalánosabb legkisebb raktári egységeknek, elsősorban a csomóknak, továbbá a közép szintű raktári egységeknek minősülő polcoknak az egyöntetűségét el lehet érni nem levéltári célépületekben is. A következőkben ennek mikéntjéről, az ún. mintaállványozásról, a mintacsomóról és a mintapolcról lesz szó. A mintaállványozás a levéltári anyag raktári rendezésének az a fázisa, amelynek során a legkisebb raktári egységeket - nálunk elsősorban a csomókat és dobozokat — alakítják ki. A mintaállványozásnál is 3 szempontot kell figyelembe venni, 3 követelménynek kell eleget tenni. Az első a rendelkezésre álló raktári terület, pl. egy polc felülete, minél gazdaságosabb kihasználása. A második az, hogy a kialakított raktári egységek lehetőleg egyformák, azonos nagyságúak legyenek. A harmadik az, hogy a kialakított raktári egységeken belüli legnagyobb levéltári egységek, pl. az ügyiratok, lehetőleg teljes egészükben ugyanabba a raktári egységbe kerüljenek, pl. egy ügyirat ne kerüljön két raktári egységbe. Ez az utóbbi követelmény természetesen csak levéltárilag legalább középszinten rendezett anyaggal kapcsolatban támasztható. Mintaállványozni általában csak levéltárilag legalább középszintig rendezett anyagot szoktak. Előfordul azonban, hogy levéltárilag rendezetlen anyából is kialakítanak legkisebb levéltári egységeket, átmenetileg, ideiglenesen mintaállványoznak. Az ilyen mintaállványozásnál az említett 3 követelmény közül az első kettőt nem veszik szigorúan. A mintaállványozás során nálunk leggyakrabban csomókat alakítanak ki, bár a dobozok fokozatosan kiszorítják őket. A mintacsomó a mintaállványozás során kialakított csomó. A mintacsomók egyformák, lehetőleg azonos nagyságúak, szemben a nem mintaállványozás során kialakított, különböző nagyságú csomókkal. A mintacsomók kialakításánál a mintaállványozás általános szempontjain kívül annak a követelménynek is eleget kell tenni, hogy a csomók se túl kicsik, se pedig túl nagyok ne legyenek. A Magyar Országos Levéltárban egy mintacsomó nagysága 14 cm. Egy mintapolcon 9 mintacsomó áll, 3-3 egymás mellett és mögött. A mintapolc valamely levéltári intézmény, esetleg valamely ország legtöbb levéltári intézménye, raktáraiban használt, meghatározott nagyságú, a többivel azonos méretű raktári polc. Mint minden raktári polc, a mintapolc is állítható vagy rögzített. A rögzített mintapolcnak mindhárom mérete: szélessége, mélysége és magassága meghatározott nagyságú. Az állítható mintapolcnak csak szélessége és mélysége meghatározott nagyságú. A Magyar Országos Levéltár mintapolcai állíthatóak, magasságuk a rájuk helyezett anyag alakjától függ, szélességük 1 méter, mélységük 45 centiméter