Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 87 Az ügy iratdarabok, továbbá az tegyes iratok szintjéni történő rendezést darabszintű rendezésnek is szokták nevezni. Sokszor csak az egyes iratok szintjén történő rendezést hívják darabszintűnek. Használnak egyes rendezési fajták megjelölésére szerencsésnek nem mondható jelzőket is, amiker helyes lenne a levéltári nyelvből kiküszöbölni. Ilyenek: belső rendezés a fondon belüli, durva rendezés a magas szintű, finom rendezés a mély szintű rendezésre. Nem tartom szerencsésnek az alapszintű rendezés kifejezést sem a magas szintű rendezés helyett, annak ellenére sem, hogy a magyar levéltári nyelvben hivatalos rangra emelkedett. A raktári rendezés módja A levéltári rendezés módjának és fajtáinak ismertetése után szólnunk kell a raktári rendezés módjának néhány kérdéséről is. A levéltári anyag raktári rendezésénél, részekre tagolásánál, a kisebb-nagyobb raktári egységeknek a kialakításánál, a levéltári épülettől kezdve le a legkisebb raktári egységekig, az anyag védelmének minden egyébnél fontosabb biztosítása mellett 3 fő követelményt kell elsősorban érvényesíteni: 1. a rendelkezésre álló raktártér és raktári eszközök minél jobb felhasználását, 2. az anyag levéltári és raktári rendszerének és rendjének minél teljesebb összehangolását és 3. az azonos szintű raktári egységek maximális egyöntetűségét. Mindhárom szempont érvényesítésének alapfeltétele, hogy a végleges raktári rendezést, a raktári rend végleges kialakítását, csak a megfelelő szintű levéltári rendezés, a levéltári rend véglegesnek tekinthető kialakítása után lehet végrehajtani. Ez nem jelenti azt, hogy ideiglenes raktári rendet nem lehet és nem kell a levéltári rendezéssel párhuzamosan, még annak befejezése előtt kialakítani. Ami az első említett követelményt illeti, annak konkretizálása elsősorban a rendelkezésre álló raktártértől és raktári eszközöktől függ, de függvénye a két második követelmény kielégíthetőségének is. Más a helyzet egy levéltári célépület, és más egy levéltári célra igénybevett épület esetében. Azt a követelményt pl., hogy az anyag könnyen, létra használata nélkül hozzáférhető legyen, egy magas helyiségben csak úgy lehetne teljesíteni, ha a helyiség felső légterének hasznosításáról lemondanának, ami nagy veszteséggel járna. Célépület esetében ezt a követelményt és sok más egyebet, már a tervezésnél figyelembe lehet és kell venni. A második említett követelményt illetően arra kell törekedni, hogy a levéltári egységek lehetőleg csak egy raktári egységhez tartozzanak. Vonatkozik ez a követelmény nagyobb és kisebb terjedelmű levéltári egységekre egyaránt. Minél nagyobb a levéltári egység terjedelme, annál nehezebb e követelménynek eleget tenni, különösen a nem levéltári célépületek esetében. Ilyen épületben már az is jelentős eredménynek számít, ha egy fond anyaga nem kerül több raktárhelyiségbe. A felső és közép szintű levéltári egységeknél meg lehet elégedni azzal, ha ugyanabban a raktárhelyiségben vannak. Az alsó szintű levéltári egységeknél azonban arra kell törekedni, hogy ugyanabba a legkisebb raktári egységbe kerüljenek, pl. az ügyiratok és az ügy iratdarabok ugyanabban a dobozban vagy csomóban legyenek. Ez a kívánalom általában teljesíthető is, de akadnak olyan ügyiratok, amelyeknek terjedelme a legkisebb raktári egységét meghaladja.